Portfolio ondersteuner

Algemeen:

Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit zo’n 12 Projectmanagers en 4 Projectondersteuners. Zij worden functioneel aangestuurd door de Project Portfolio Manager (PPM). De teammanager PIV is hun hiërarchisch leidinggevende. Samen zorgen de PPM, Projectmanagers en Projectondersteuners ervoor dat alle IV-projecten in de Leidse regio succesvol worden uitgevoerd.

Specifiek deze opdracht:

De Portfolio Ondersteuner assisteert de PPM bij zijn werkzaamheden. Deels zijn dit activiteiten om een helder en compleet beeld van alle projecten in de portfolio te krijgen en te houden, en deels zijn dit activiteiten op het vlak van financiën zoals het organiseren en uitvoeren van de doorbelasting van projectposten aan de opdrachtgevers. Vanwege deze financiële taken en de samenwerking die daarbij plaatsvindt met de afdeling Financiën, is kennis van en handson ervaring met financiële processen en werkzaamheden vereist. Omdat de rol van Portfolio Ondersteuner niet de hele periode 32 uur in de week vergt, zal de kandidaat ook als Projectondersteuner (PMO) ingezet worden. De verdeling tussen beide rollen wordt in overleg bepaald.

Wat ga je dan doen?
In de rol van Portfolio Ondersteuner:

• Maken van periodieke (financiële) portfolio rapportages;
• Coördineren van de aanmaak en vervallen van items in het tijdschrijf- en financiële systeem;
• Checken van de actualiteit van de projectregistraties en het opvolgen hiervan.
• Mede opstellen en coördineren van de doorbelasting van de projecten aan opdrachtgevers en toezien op tijdige afhandeling hiervan;
• Ondersteunen in algemene zin van de project portfolio manager en de teammanager PIV.

In de rol van Projectondersteuner (PMO):

• Bijwerken van (financiële) planning;
• Beheren van de integrale projectplanning (in gebruikte planningssoftware);
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures;
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers;
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën);
• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige stakeholders;
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers;
• Assisteren van projectmanager bij het structureren van projecten.