Bestuurs- en Directiesecretaresse - Gemeente Veenendaal

• Geen zzp.
• Zorg dat alle eisen en wensen duidelijk in het cv terug te vinden zijn.

Organisatie

De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente met een centrale ligging, een goede bereikbaarheid en dynamischer dan ooit.

Je komt te werken in een organisatie met veel ambities, waarin je wordt uitgedaagd om je talenten volop te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is één van onze kernwaarden en de lijnen zijn kort.

De organisatie kent een open en informele sfeer. Je krijgt veel ruimte om je werk als professional uit te voeren, omdat we erop vertrouwen dat jij in staat bent om de juiste inschattingen te maken. Dat geldt ook voor de verhouding tussen werk en privé. Je krijgt veel ruimte om ervoor te zorgen dat dit goed in balans is en je daar kunt zijn waar je nodig bent. Goede arbeidsvoorwaarden en een hybride manier van werken maken dat goed mogelijk.

Opdracht

Als bestuurssecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Jij zorgt ervoor dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn, dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie, zowel intern als extern, soepel verloopt. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorgt dat vragen en verzoeken snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders tijdig en volledig worden ingepland. Ook bied je praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.

Je komt terecht in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat is daarbinnen een hecht subteam van professionele collega’s. Zij bieden secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort. Dat zorgt voor een goede sfeer waarin iedereen zichzelf kan zijn en ruimte is om het werk naar eigen hand te zetten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Vereisten en knock-outcriteria

1. De leverancier beschikt over een geldige G-rekening indien het detachering betreft. Dit moet bij contractering worden aangetoond.
2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in de richting van managementassistent of secretaresse, óf minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
3. Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
4. Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan.
5. Minimaal vier jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.