Vacature functiedomein Concern Control: Administratief Medewerker ESF (20 u/pw)

Vacature: Administratief Medewerker ESF (20 uur p/w) — Rotterdam R.E.T. N.V.

Wij zoeken een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker die zelfstandig het volledige ESF-subsidiebeheer verzorgt. De opdracht loopt maximaal twee jaar, met mogelijke verlengingen nader te bepalen; startdatum z.s.m., uiterlijk 16-9-2026. Werkzaamheden omvatten volledig zelfstandig indienen van subsidieaanvragen, verwerken en controleren van weekstaten, verzamelen en digitaal archiveren van bewijsstukken en deelnemersdossiers volgens ESF-richtlijnen. Je levert maandelijkse voortgangsrapportages, stemt bevindingen af met control en ondersteunt bij en stelt tijdige en correcte einddeclaraties op. De functie is 20 uur per week en flexibel in te delen over de werkweek; resultaatgericht werken en audit-readiness zijn essentieel.

Resultaatgerichte werkzaamheden (samenvatting)

• 100% tijdige en volledige indiening van subsidieaanvragen vóór deadlines.
• Weekstaten: binnen 5 werkdagen verwerken; ≥95% correct aangeleverde weekstaten; afwijkingen binnen 3 werkdagen terugkoppelen.
• Administratie: 100% bewijsstukken en dossiers digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen; naleving continu waarborgen.
• Monitoring en rapportage: wekelijkse en maandelijkse rapportages met nalevingspercentages (bijv. 98% verwerking tijdig) en kwartaalgewijze risicoinventarisatie.
• Audits: minimaal 95% van controles/audits zonder materiële bevindingen of financiële correcties afsluiten.

Vereist profiel

• Minimaal een mbo-4 diploma in financiële administratie, bedrijfseconomie of vergelijkbaar; aantoonbare ervaring met subsidieadministratie is een pré.
• Ruime ervaring met ESF- of andere (project)subsidies, inclusief kennis van relevante richtlijnen en bewijsvoeringseisen.
• Uitstekende administratieve vaardigheden: nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig; bewezen vermogen om weekstaten en deelnemersadministratie foutloos te verwerken.
• Ervaring met digitale archivering en administratiesystemen; zeer vaardig in Excel en gangbare kantoor- en rapportagetools.
• Sterke communicatieve vaardigheden en dienstverlenende houding richting interne afdelingen en control; kan afwijkingen snel signaleren en terugkoppelen.
• Resultaatgerichte mindset, goede tijdsplanning, proactief in risicobeheersing en het nemen van corrigerende maatregelen.
• Beschikbaar voor 20 uur per week, flexibel inroostering; startdatum z.s.m., uiterlijk 16-09-2026; inzetbaarheid voor maximaal twee jaar met mogelijke verlenging.
• Beheersing van de Nederlandse taal op professioneel niveau; integriteit en discretie bij omgang met persoonsgegevens en financiële informatie.

Eisen

• Je hebt HBO werk-en denkniveau
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het verzamelen en beoordelen van bewijsstukken.
• Ervaring bij ESF projecten of soort gelijke subsidie projecten is een pré.

Competenties

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden.
• • Je bent zelfstandig, gestructureerd en doel/ resultaatgericht.
• • Je bent nauwkeurig.
• • Je bent proactief.