Archivaris (beleid en toezicht)

Gemeente Hengelo zoekt een Archivaris die samen met het team wil bouwen aan de toekomst van de stad. Werken voor de gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team

Je werkt bij het team Strategie, Advies en Projecten binnen de afdeling I&IT (circa 110 collega's). De informatiehuishouding, zowel in proces als archief, is nagenoeg volledig digitaal. Vanwege de ambitie op verdere professionalisering van beleid en toezicht is extra ondersteuning nodig. Je directe collega is de Archivaris, voor wie je de belangrijkste sparringpartner bent.

Je inhoudelijk opdrachtgever voor beleid is de teammanager van team Informatiebeheer en Data. Binnen dit team werk je ook samen met collega's van informatiebeheer. Voor toezicht is de teammanager Strategie, Advies en Projecten opdrachtgever.

• Je werkterrein is tweeledig: beleidsvorming en toezicht. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en de afstemming ervan met de Archivaris, CIO en andere informatiekundige vakgebieden zoals privacy, security, architectuur en functioneel- en informatiebeheer. Je zorgt voor de coördinatie van het vertalen van beleid naar regels, instrumenten en instructies, en draagt zorg voor een goede communicatie over informatiebeheer binnen gemeente Hengelo. Denk aan het opstellen van de informatiebeheerstrategie, het finaliseren van het vernietigingsbeleid, beleid en werkinstructies voor openbaarheid van (gedigitaliseerde) archieven, en het mede vormgeven van beleid voor data loss prevention in M365. Je stelt je hierin op als aanjager, maar werkt nauw samen met de Archivaris, de Kwaliteitsmedewerkers archiefbescheiden en de teammanager Informatiebeheer en Data. Samen zet je je in voor het opvullen van beleidshiaten, zodat een basis ontstaat voor het duurzaam en in goede, geordende staat bewaren van informatie.

Voor toezicht stel je een toezichtagenda op waarin de structuur van toezicht wordt geborgd, terugkerende thema's worden benoemd en incidentele taken worden opgenomen die nu om aandacht vragen. De werkzaamheden met de hoogste prioriteit voer je zelf uit of benoem je waar deze uitgevoerd dienen te worden. Hiervoor sta je in nauw contact met de Archivaris en put je uit bestaande inzichten, documentatie en rapportages, zoals IBT/Horizontaal toezicht en rapportages van de archiefinspecteur.