Managementondersteuner

Stroomt de dienstverlening door jouw aderen? En zit je vol energie om een of meer programmamanagers te ondersteunen? Dan is er een mooie uitdaging bij het programma ENIGMA van het ministerie van SZW. Je gaat primair het programma ‘ENIGMA Informatiehuishouding Open op Orde SZW’ ondersteunen. Je bent tevens onderdeel van een pool met drieëntwintig managementondersteuners die de managers van de directies en afdelingen van het (plaatsvervangend) secretaris-generaalwerkveld op een hoogwaardige manier ondersteunen. Als ervaren managementondersteuner weet jij natuurlijk als geen ander hoe dat werkt. Je kijkt dan ook graag over jouw grenzen heen. Daarnaast krijg je de kans om actief bij te dragen aan een team dat volop in ontwikkeling is en te helpen de dienstverlening en processen op orde te krijgen. Zo denk je mee over mogelijkheden tot verbeteringen, je pakt daarin jouw verantwoordelijkheid en zorgt dat deze processen zo soepel mogelijk verlopen. Waar de programmamanagers op je vertrouwen voor de vastlegging, uitvoering en bewaking, steunen jouw collega's op jouw kennis en ervaring.

• Agendaregie op de agenda’s van de programmamanagers: Niet alleen beheer, maar ook proactief sturen op de agenda’s van het management (bijv. prioriteiten afstemmen, conflictoplossing bij dubbele afspraken), ook voor de langere termijn.
• Je bent effectief in het organiseren en voorbereiden van (strategische) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten voor het management, meldt bezoekers aan en regelt de locaties en catering.
• Je zorgt voor een tijdige en klantvriendelijke afhandeling van telefoontjes, e-mail en post, en jaagt uitgezette actiepunten na.
• Je organiseert en bent verantwoordelijk voor het beheer en de kwaliteit van alle documenten die via DigiDoc/iBabs lopen. Je zorgt dat documenten tijdig en correct beschikbaar zijn voor besluitvorming.
• Je verzamelt vergaderstukken, maakt zo nodig een dossier aan of zet de stukken in DigiDoc/Ibabs. Daarnaast controleer je de uitgaande documenten en communicatie of ze voldoen aan de juiste kwaliteit.
• Je regelt e-mailaccounts en ICT-middelen voor nieuwe medewerkers, of sluit ze af bij hun vertrek.
• Je notuleert bij vergaderingen op verzoek van jouw programmamanager.
• Ondersteunen m.b.t regelen en organiseren van evenementen op hoger niveau (zoals conferenties en bijeenkomsten), bestellen van bloemen etc.

We hebben als departement belangrijke lessen geleerd uit het verslag Ongekend Onrecht van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). Onze doelen: het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding, en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en het parlement. Daarnaast is de Wet open overheid vanaf 1 mei 2022 ingegaan. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden.

Voor het verbeteren van de informatiehuishouding en het vergroten van transparantie ontwikkelden we het meerjarige programma ENIGMA: Informatiehuishouding Open op Orde SZW. Doel van het programma is om het informatiebeheer binnen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid te verbeteren en transparanter te maken. En om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van onze medewerkers en in het werkklimaat en -proces van het departement te verankeren. De plaatsvervangend secretaris-generaal is opdrachtgever van het programma ENIGMA.

… lees de volledige omschrijving bij BlueTrail.