Recordsmanager

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Opdrachtomschrijving

Projectwerkzaamheden:

• In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.
• In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.
• Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.
• Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.
• Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc.
• Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.
• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden:

• Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.
• Coördineren beheer van de records management applicatie (RMA).
• Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).
• Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.
• Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Profiel

Samenvattende opgave en missie:

• Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing.
• Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

… lees de volledige omschrijving bij ITAQ.