SPOED Managementassistent

Opdrachtomschrijving

Voor SURF zoek je als managementassistent ondersteuning voor het programma Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII). Dit programma maakt deel uit van Npuls en richt zich op het verbeteren en vernieuwen van processen rond aanmelden, inschrijven en intekenen binnen het onderwijs. Je ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en draagt eraan bij dat afspraken, communicatie en administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen.

De opdracht vraagt om ondersteuning bij algemene secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Een belangrijk onderdeel is het organiseren en plannen van complexe afspraken met meerdere deelnemers uit verschillende organisaties en met uiteenlopende achtergronden. Daarbij stem je zorgvuldig af, houd je overzicht en speel je proactief in op wijzigingen.

Daarnaast beheer en actualiseer je het uitgebreide relatienetwerk van contactpersonen binnen de betrokken instellingen en organisaties. Omdat contactpersonen regelmatig wisselen, verwerk je wijzigingen tijdig en nauwkeurig in het systeem. Je werkt hierin nauw samen met de PMO-medewerker. Ook bereid je het wekelijkse overleg voor, stel je de agenda samen, verzorg je de notulen en bewaak je actiepunten en gemaakte afspraken. Het beoogde resultaat is continuïteit, structuur en voortgang binnen het team, zodat de productmanager en PMO-medewerker worden ontlast en de samenwerking met betrokken organisaties efficiënt verloopt.

Gevraagd profiel

SURF zoekt een zelfstandige en proactieve managementassistent die ervaring heeft met secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Je bent gewend om complexe agenda’s en afspraken te beheren, een uitgebreid relatienetwerk zorgvuldig bij te houden en overlegmomenten inhoudelijk en administratief voor te bereiden.

Je werkt gestructureerd, houdt goed overzicht en communiceert zorgvuldig met verschillende organisaties en contactpersonen. In de samenwerking trek je nauw op met de PMO-medewerker en zorg je dat acties en afspraken worden opgevolgd. Je werkwijze is zelfstandig, nauwkeurig en gericht op het bieden van rust, continuïteit en voortgang binnen het team.

Eisen

• Beschikt over een werk- en denkniveau passend bij een medior- of seniorfunctie als managementassistent
• Kan zelfstandig werken, neemt initiatief en toont een proactieve houding
• Is een echte zelfstarter en weet werkzaamheden voortvarend op te pakken, te coördineren en op te volgen
• Is in staat om snel de weg te vinden binnen een complexe organisatie en zich nieuwe materie en inhoudelijke context snel eigen te maken
• Stelt actief vragen om de organisatie, de werkzaamheden en de inhoudelijke context van AII goed te doorgronden
• Beschikt over sterke organisatiesensitiviteit en heeft inzicht in organisatorische verhoudingen, belangen en gevoeligheden
• Is in staat om op een passende manier in te spelen op verschillende belangen en situaties binnen de organisatie
• Werkt nauwkeurig en zorgvuldig en behoudt overzicht over afspraken, acties en prioriteiten
• Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt voor een tijdige en correcte opvolging van afspraken en actiepunten
• Is in staat om de productmanager zelfstandig, proactief en effectief te ondersteunen in een complexe werkomgeving

Competenties

• Flexibiliteit
• Overzicht
• Proactieve aanpak
• Zelfstandig
• Proactief
• Zorgvuldig
• Sterke organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurig