Managementassistent Directiesecretariaat

Voor onze opdrachtgever in de publieke watersector ondersteun je de directie in een dynamische omgeving waar zorgvuldige besluitvorming en heldere informatiestromen belangrijk zijn. Als Managementassistent Directiesecretariaat ben je een organisatorische spil en vertrouwenspersoon: je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd. De uitdaging is om soepel te schakelen tussen uiteenlopende verzoeken en prioriteiten, terwijl je discreet omgaat met bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Je werkt nauw samen met een professioneel secretariaat en draagt met jouw vooruitziende blik bij aan een effectieve dagelijkse ondersteuning van de directie. Het betreft een parttime functie van 28 uur per week, met ruimte om extra uren in overleg te bespreken.

Wat houdt de functie in?

Je ondersteunt de directie in de dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat agenda’s, vergaderingen, informatie en acties goed op elkaar aansluiten. Daarbij combineer je secretariële en administratieve regie met organisatorische coördinatie en professionele afstemming.

• Je verzorgt correspondentie, documentatie en administratieve werkzaamheden en bewaakt de opvolging van afspraken en acties.

• Je beheert en coördineert complexe agenda’s, plant afspraken en helpt prioriteiten inzichtelijk te houden.

• Je bereidt vergaderingen en overleggen zorgvuldig voor, brengt structuur aan en organiseert bijeenkomsten.

• Je regelt zelfstandig praktische en facilitaire zaken rondom afspraken en bijeenkomsten, waaronder grotere bijeenkomsten.

• Je houdt de voortgang van acties en besluiten bij en ondersteunt een zorgvuldige informatiestroom ter voorbereiding van besluitvorming.

• Je stemt af met verschillende betrokkenen binnen en buiten de organisatie en bent een toegankelijk eerste aanspreekpunt.

• Je herkent vertrouwelijke of bestuurlijk gevoelige onderwerpen en behandelt deze met gepaste discretie en professionaliteit.

Wie zoeken wij?

Je bent een ervaren managementassistent die graag zelfstandig verantwoordelijkheid neemt en overzicht houdt wanneer er veel tegelijk speelt. Met jouw organisatiesensitiviteit, zorgvuldigheid en heldere communicatie ondersteun je de directie op een professionele en betrokken manier.

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, managementondersteunende of vergelijkbare richting.

• Je hebt minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie binnen een complexe organisatie.

• Je hebt uitstekende kennis van MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• Je plant, structureert en organiseert zorgvuldig en weet prioriteiten te stellen wanneer werkzaamheden of omstandigheden veranderen.

• Je communiceert helder en professioneel met uiteenlopende gesprekspartners en niveaus, en stemt je aanpak af op de situatie.

• Je handelt proactief: je ziet wat nodig is en onderneemt zelfstandig actie. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en toont gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen.

• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Voor deze functie zoeken wij kandidaten in loondienst; inzet als zzp’er is niet mogelijk.