Contractbeheerder

Referentienummer: #1060
Start opdracht: 01-10-2026
Eind opdracht: 31-03-2027
Aantal uur per week: 24 met de mogelijkheid tot het uitbreiden van de uren
Deadline: 07-09-2026 12:00 uur
Tarief: marktconform

Deze functie is wel geschikt voor een zzp'er.

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Samen werken we aan morgen.

Kijk voor meer informatie op:
www.werkenbijdebuch.nl
www.bergen-nh.nl
www.uitgeest.nl
www.castricum.nl
www.heiloo.nl

Takenpakket

Opdracht - Actualiseren en structureren contractadministratie I&A

Aanleiding

Binnen I&A is behoefte aan een actuele, betrouwbare en overdraagbare contractadministratie. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel. Ook is het eigenaarschap van contracten niet altijd duidelijk vastgelegd en zijn er verschillen en onduidelijkheden tussen contractgegevens, financiële informatie en de bestaande werkvoorraad.

Daarnaast bereikt in Q4 2026 een groot aantal contracten de einddatum of een belangrijk beslismoment. Om tijdig te kunnen besluiten over verlenging, beëindiging, wijziging of een eventueel vervolgtraject, moeten de verantwoordelijke contracteigenaren beschikken over actuele en volledige informatie.

Doel van de opdracht

Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van I&A, zodat:

• contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is;
• duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betreffende contracten;
• contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten waarvoor in Q4 actie nodig is;
• financiële en contractuele informatie waar mogelijk op elkaar aansluit;
• openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn;
• een overdraagbare basis ontstaat voor de structurele inrichting van contractbeheer.

Op te leveren resultaten

1. Actuele en betrouwbare contractregistratie
De relevante I&A-contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd. Ontbrekende, onjuiste of verouderde gegevens zijn waar mogelijk aangevuld of gecorrigeerd in TOPdesk. Resterende afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.

2. Inzicht in contracteigenaarschap
Per contract is vastgesteld of een contracteigenaar bekend en geregistreerd is. Ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd en voorgelegd aan de organisatie voor besluitvorming. Vastgesteld eigenaarschap wordt verwerkt in de contractregistratie.

3. Overzicht en voorbereiding besluitvorming Q4
Er is een overzicht van contracten waarvoor in Q4 2026 een einddatum, verlengmoment, opzegtermijn of ander relevant beslismoment geldt. Per contract is de voor besluitvorming benodigde informatie verzameld en worden de verantwoordelijke eigenaren tijdig geïnformeerd over het benodigde besluit en de relevante termijn.

4. Aansluiting contractuele en financiële informatie
Relevante contractbedragen, financiële verplichtingen en beschikbare factuurinformatie worden gebruikt om de contractregistratie te controleren. Geconstateerde afwijkingen, ontbrekende verplichtingen of andere onduidelijkheden worden inzichtelijk gemaakt en waar mogelijk opgelost.

5. Opschonen bestaande werkvoorraad
Openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken, waaronder de werkvoorraad uit de Contracten IenA-mailbox, worden geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld. Niet-afgeronde werkzaamheden worden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.

6. Overdracht en borging De gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden worden vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd.

… lees de volledige omschrijving bij Onefellow.