Bestuurs- en directiesecretaresse

In het kort: Je gaat het college en de directie ondersteunen door agenda’s en correspondentie te beheren, vergaderingen en stukken voor te bereiden, kabinetszaken af te handelen, bezoek te ontvangen en vieringen en herdenkingen (mede) te organiseren.

Over de gemeente Stadskanaal De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Team De bestuurs- en directiesecretaresses zijn onderdeel van de staf. Je werkt samen met één andere ervaren bestuurs- en directiesecretaresse, waarmee je de taken verdeeld.

Opdracht Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Het takenpakket bestaat onder meer uit het:

• Bijhouden van de agenda’s, e-mail en overige post;
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
• Verwerken van vergaderstukken;
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken;
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen aanvragen koninklijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
• Ontvangen van bezoek, gastvrouw/-heer zijn;
• (Mede) organisatie van vieringen en herdenkingen;
• Intern en extern verspreiden van documenten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-vrij Is hybride werken mogelijk: Nee

Benodigd aantal professionals 1.