Projectsecretaris

Functietitel
Projectsecretaris

Over de rol
Je levert projectmatige secretariële en documentatie-ondersteuning voor het programma Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO), gericht op de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers en duurzame huisvesting voor Oekraïense ontheemden en statushouders. Je werkt in een dynamische omgeving met veel stakeholders, strakke deadlines en hoog bestuurlijk en maatschappelijk belang.

Taken en verantwoordelijkheden

Opstellen en bijhouden van een actueel projectbeheersingsdossier (planningen, mijlpalenoverzichten, actielijsten, risicoregisters).
Voorbereiden en opleveren van vergaderproducten voor project- en stuurgroepbijeenkomsten (agenda's, besluitenlijsten, verslaglegging).
Opstellen van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en andere projectdocumentatie ter ondersteuning van besluitvorming.
Inrichten, actualiseren en overdragen van een gestructureerd projectarchief conform gemeentelijke richtlijnen.
Opleveren van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ten behoeve van de projectorganisatie.

Resultaatverwachting

Een volledig en actueel projectbeheersingsdossier gedurende de looptijd van de opdracht.
Projectdocumentatie die tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar is voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
Vergader- en besluitvormingsdocumenten opgeleverd conform planning.
Een compleet, toegankelijk en volgens richtlijnen ingericht projectarchief.
Alle overeengekomen projectproducten opgeleverd op de afgesproken momenten, zodat de projectorganisatie zelfstandig verder kan.

Werkwijze en voorwaarden

Je voert de werkzaamheden zelfstandig uit en bepaalt zelf je werkwijze, planning en inzet van middelen.
Afstemming met betrokken stakeholders vindt plaats voor het verkrijgen van noodzakelijke informatie en het toetsen van eindproducten.
Je ontvangt geen hiërarchische aansturing binnen de lijnorganisatie; het gaat om projectmatige ondersteuning, geen structurele functie binnen de organisatie.
Er is vrijheid in werkplek, werktijden en werkmethode, voor zover dit de tijdige oplevering van de afgesproken resultaten niet belemmert.
OrganisatieWerken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen.

Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal.
Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.
Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris of PMO-ondersteuner binnen complexe projecten bij een overheidsinstelling

Gunningscriteria

• Aantoonbare werkervaring in projecten met betrekking tot opvang en huisvesting
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met projectmanagementmethodieken
• Aantoonbare werkervaring met Excel
• Aantoonbare kennis van financieel beheer