Ambtelijk Secretaris

Korte omschrijving

OBF en RIS zoeken gezamenlijk een ambtelijk secretaris voor de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR). De ambtelijk secretaris ondersteunt bij de voorbereiding, uitvoering en verslaglegging van overleg-, advies- en instemmingstrajecten conform de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De functie heeft een onafhankelijke positie, tussen OR bestuurders en organisatie. De professional bewaakt procedures en termijnen, ondersteunt OR-leden en signaleert inhoudelijke en procedurele risico’s.

Generieke omschrijving

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de Ondernemingsraad van OBF en RIS binnen het Ministerie van BZK. Je organiseert en ondersteunt OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met bestuurders en zorgt voor de bijbehorende verslaglegging. Je bewaakt de voortgang en termijnen van advies- en instemmingstrajecten conform de WOR. Daarnaast stel en redigeer je adviesaanvragen, OR-adviezen en correspondentie en signaleer je risico’s binnen medezeggenschapstrajecten. Je ondersteunt de afstemming tussen OR-commissies en achterban en bent voor OR-leden een inhoudelijke vraagbaak rond proces en procedure. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij je weet wanneer escalatie noodzakelijk is. Klantgericht, proactief, flexibel, communicatief vaardig en analytisch werken zijn belangrijk binnen deze opdracht.

Eisen & wensen

Knock-out eisen:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als (ambtelijk) secretaris (van een ondernemingsraad)
• Aantoonbare kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en de toepassing daarvan binnen advies- en instemmingstrajecten, aantoonbaar via opleiding (bijv. SBI-opleiding medezeggenschap) en/of praktijkervaring binnen medezeggenschapstrajecten.

Functiewensen:

• Kennis van/ervaring met medezeggenschap en de wet- en regelgeving daaromtrent, bij voorkeur binnen een organisatie die een fusie-, reorganisatie- of centralisatietraject doormaakt.
• Kennis van/ervaring met Lean- of Obeya werkwijzen of vergelijkbaar binnen een medezeggenschapscontext.
• Ervaring binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi-)publieke organisatie
• Competenties:
  • Communicatief vaardig
  • Flexibel
  • Analytisch sterk

Bedrijfsprofiel

Organisatie Bedrijfsvoering en Financiën (OBF) levert producten en diensten op het gebied van financiële bedrijfsvoering aan shared-servicesorganisaties van DGVBR. De organisatie verzorgt onder andere control en advies, financieel beheer en informatievoorziening en voert specialistische taken uit waarvoor bij afnemers expertise of capaciteit ontbreekt. Voor deze opdracht werken OBF en RIS, beide onderdeel van het Ministerie van BZK, gezamenlijk aan de ondersteuning van hun medezeggenschap. De dienstverlening ondersteunt uiteindelijk de rijksoverheid en ministeries bij de uitvoering van hun kerntaken.

Taken & Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden en agenderen van OR-vergaderingen.
• Notuleren van OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met bestuurders.
• Bewaken van termijnen bij advies- en instemmingstrajecten conform de WOR.
• Opstellen en redigeren van adviesaanvragen, OR-adviezen en correspondentie.
• Signaleren van procedurele en inhoudelijke risico’s binnen medezeggenschapstrajecten.
• Ondersteunen van de afstemming tussen OR-commissies.
• Ondersteunen bij achterbanraadpleging.
• Fungeren als vraagbaak voor OR-leden op het gebied van processen en procedures.
• Zelfstandig organiseren en uitvoeren van werkzaamheden.
• Tijdig escaleren wanneer dit noodzakelijk is.

Solliciteer