Administratief Secretarieel Medewerker

Als Administratief Secretarieel Medewerker ondersteun je het team Actief voor Werk binnen de gemeente en zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden van teammanagers en collega's soepel verlopen. Je combineert secretariële ondersteuning met administratieve werkzaamheden voor onder andere bijstandsaanvragen en het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een dynamische omgeving waarin plannen, organiseren en snel schakelen centraal staan. Met jouw organisatorisch talent lever je een belangrijke bijdrage aan een goed georganiseerde dienstverlening aan inwoners.

Dit ga je doen

• Je beheert de agenda's van drie teammanagers.
• Je plant interne en externe afspraken en reserveert vergaderruimtes.
• Je handelt inkomende en uitgaande telefoongesprekken af.
• Je organiseert bloemen, attenties en gebak.
• Je plant en organiseert bijeenkomsten, sessies en overleggen.
• Je verzamelt wekelijks stukken voor onder andere wethoudersoverleggen.
• Je stelt agenda's en conceptbesluitenlijsten op.
• Je plaatst en beheert documenten in iBabs.
• Je ondersteunt bij het administratieve proces rondom bijstandsaanvragen en intakes.
• Je voert klanten op in systemen.
• Je verstuurt uitnodigingen en plant gesprekken.
• Je verdeelt intakes onder collega's.
• Je beantwoordt telefoontjes en e-mails van inwoners.
• Je verzorgt scan-, print- en archiveringswerkzaamheden.
• Je verwerkt betaalopdrachten.
• Je plant en organiseert overleggen binnen het cluster Vluchtelingenopvang.
• Je organiseert bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis.
• Je ondersteunt administratief bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen.