Afdelingssecretaresse

In het kort: Je gaat het afdelingshoofd en verschillende clusters secretarieel en administratief ondersteunen, agenda’s en vergaderingen beheren, notuleren, gegevens verwerken en uiteenlopende praktische en ad-hocwerkzaamheden binnen de afdeling oppakken.

Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch is de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) verantwoordelijk voor de regionale inkoop van onder andere specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement rondom de ingekochte zorg.

Voor RIOZ zoeken we een afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en daarnaast breed inzetbaar is binnen de verschillende clusters van de afdeling.

De functie is breder dan alleen agenda- en vergaderbeheer. Naast de vaste secretariële werkzaamheden ondersteun je collega’s bij verschillende administratieve werkzaamheden, het verwerken van gegevens en andere praktische of ad-hocvragen. Hierdoor krijg je een breed beeld van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen? Als afdelingssecretaresse zorg je ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen
• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken
• Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden
• Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens
• Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling

De werkzaamheden zijn afwisselend. Op het ene moment organiseer je een overleg of beheer je agenda’s, terwijl je op een ander moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega binnen een ander cluster ondersteunt.