Administratieve ondersteuner

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.
Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling
Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:

beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning
Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:

plannen en coördineren van afspraken en overleggen
opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
bewaken van deadlines en opvolging van acties
notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie
Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:

bijhouden en actualiseren van registraties
verwerken van aanvragen en mutaties
archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden
Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:

ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet
De opdracht heeft een looptijd van max 12 maanden.

Wat ga jij doen? Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

… lees de volledige omschrijving bij LibLab.