Managementassistent Programmabureau Industriecluster Rotterdam - Moerdijk (PROMO)

Functieomschrijving

Als Managementassistent Programmabureau ondersteun je de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau bij agendabeheer, organisatie en communicatie.

Je bereidt bestuurlijke overleggen, directeuren- en clusteroverleggen, themabijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen voor en zorgt voor de logistieke uitvoering.

Je verzorgt uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en biedt tijdens bijeenkomsten inhoudelijke en praktische ondersteuning.

Je ondersteunt de communicatie en beheert en actualiseert de PROMO-website, publiceert nieuwsberichten en draagt bij aan professionele informatievoorziening richting stakeholders.

Met jouw bijdrage zorg je voor een soepel functionerend programmabureau en versterk je de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster.

Standplaats: World Port Center, Wilhelminakade 909, Rotterdam (Havenbedrijf Rotterdam N.V., Industriecluster Rotterdam - Moerdijk, PROMO).

Vereist profiel

• Opleiding op MBO+/HBO-niveau, bij voorkeur richting secretarieel, bedrijfsadministratie of communicatie.
• Aantoonbare ervaring met agendabeheer, voorbereiding van bestuurlijke overleggen en organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Goede organisatorische en logistieke vaardigheden: plannen, prioriteren en zelfstandig werken onder tijdsdruk.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en ervaring met het opstellen en publiceren van communicatiemiddelen en nieuwsberichten.
• Ervaring met websitebeheer/ CMS en gangbare office-software (Outlook, Word, Excel, Teams/SharePoint).
• Discretie, professionaliteit en klantgerichte instelling in contacten met bestuurders, stakeholders en partners.
• Proactieve houding, flexibiliteit en teamspelermentaliteit met oog voor detail en kwaliteit.
• Goede beheersing van het Nederlands; Engels is een pré.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Inschrijvingen waarin een ZZP'er wordt aangeboden (zowel rechtstreeks als via een tussenpartij) komen niet in aanmerking.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders, is een pré.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen, is een pré.
• HbR hanteert voor deze aanvraag een richtlijntarief binnen een range van € 60,00 - € 80,00 per uur (2 Punten)Het aangeboden tarief valt binnen de aangegeven bandbreedte (1 Punten)Het aangeboden tarief is hoger dan de aangegeven bandbreedte (0 Punten)
• Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op vrijdag 9 oktober tussen 09:00-12:00u

Alleen uit te voeren via omzetverloning.