Workload Planner

Samenvatting

Veiligheidsregio Utrecht zoekt een tijdelijke Workload Planner voor de afdeling ICT Beheer.

De opdracht richt zich op het inzichtelijk maken van de actuele en toekomstige werkvoorraad en de beschikbare capaciteit.

Belangrijke werkzaamheden zijn het inventariseren en structureren van werk, het ophalen van ureninschattingen en het berekenen van verwachte doorlooptijden.

De Workload Planner stelt rapportages op, signaleert capaciteitsknelpunten en ondersteunt bij prioritering en realistische planning.

Het beoogde resultaat is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld en een overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer zelfstandig kan blijven monitoren.

Vereist profiel

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in IT, bedrijfskunde, logistiek of projectmanagement.
• Aantoonbare ervaring met workload- en capaciteitsplanning, resource management of demand forecasting.
• Sterke analytische vaardigheden en ervaring met data-analyse en rapportagetools (bijv. Excel, Power BI of planningssoftware).
• Goede communicatieve vaardigheden; kan analyses helder presenteren en bevindingen bespreken met teamleiding en medewerkers.
• Gestructureerd, nauwkeurig en documenteert methodieken zodat de werkwijze overdraagbaar is.
• Proactieve instelling, probleem- en oplossingsgericht; ervaring binnen (semi)publieke of veiligheidsorganisaties is een pré.
• Beschikbaarheid voor een tijdelijke opdracht en gericht op het realiseren van concrete, direct inzetbare resultaten.

Organisatie en functie

Veiligheidsregio Utrecht — Afdeling ICT Beheer

Functie: Workload Planner ICT

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie.
• Aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden.
• Aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools.
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de volledige duur van de opdracht, alle mogelijke verlengingen en het gevraagde aantal uren per week.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden.
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt.
• Aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving.
• Aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools.
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces.

Competenties

• Analytisch vermogen – kan grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie.
• Plannen en organiseren – brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen.
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie.
• Proactiviteit – signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's en onderneemt hierop actie.
• Zelfstandigheid – kan de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren.
• Communicatieve vaardigheden – kan gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten.
• Resultaatgerichtheid – werkt toe naar concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten.
• Organisatiesensitiviteit – begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie en weet hier effectief mee om te gaan.
• Oordeelsvorming – kan op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning.
• Overzicht – is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren.