Specialist Transformatie Informatie- & Archiefbeheer

• Aanleiding: De informatiehuishouding en het archiefbeheer vragen om een tijdelijke versnellingsaanpak naar aanleiding van bevindingen uit het archieftoezicht. Verdere versterking is nodig in de personele borging, archiefwettelijke taken en duurzame toegankelijkheid van informatie.

• Bedoeling: De informatiehuishouding en het archiefbeheer aantoonbaar verbeteren en de noodzakelijke beheermaatregelen duurzaam borgen.

• Persoonlijkheid x vaardigheid: Je bent een ervaren specialist die analytisch en resultaatgericht werkt en complexe vraagstukken rond informatie- en archiefbeheer vertaalt naar praktische maatregelen, heldere adviezen en uitvoerbare werkinstructies.

Organisatie

Je werkt voor een regionale overheidsorganisatie in Gelderland. Binnen de opdracht werk je nauw samen met onder meer beleidsadvies, ICT, informatiebeveiliging, privacy, procesbeheerders, management en waar nodig een regionale archiefpartner.

Specialist Transformatie Informatie- & Archiefbeheer

Als Specialist Transformatie Informatie- & Archiefbeheer geef je uitvoering aan een tijdelijke versnellingsaanpak voor informatiehuishouding en archiefbeheer. Je stelt een praktisch verbeterplan op en brengt dit direct in uitvoering. De nadruk ligt op zichtbare verbeteringen, concrete beheermaatregelen en duidelijke advisering binnen de kaders, prioriteiten en planning van de organisatie.

Je werkt aan duurzame toegankelijkheid vanaf het moment dat documenten worden opgesteld of ontvangen. Daarbij breng je de informatiehuishouding in kaart en verbeter je het beheer van onder meer digitale archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging, overbrenging, vervanging, migratie en kwaliteitszorg. Ook bereid je de organisatie voor op de Archiefwet 2026 en draag je kennis over zodat de verbeteringen na afloop van de opdracht kunnen worden geborgd.

Verantwoordelijkheden en resultaten

• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan informatiehuishouding met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning;
• Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging;
• Inzichtelijk maken van werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s;
• Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en het zaaksysteem;
• Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering;
• Ondersteunen bij selectielijsten, digitale vernietigingsachterstanden, vernietigingslijsten en verklaringen en een procesbeschrijving voor vernietiging;
• Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen;
• Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging;
• Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen;
• Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage;
• Voorbereiden van de organisatie op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn;
• Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Functie-eisen

Let op: Dit zijn harde eisen voor de opdrachtgever

• De functie betreft 24 uur per week;
• Zonder overheidservaring heeft het helaas geen zin om te reageren;
• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband;
• Kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie;
• Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

… lees de volledige omschrijving bij Talent123.