Capaciteitsregisseur Stadsbeheer

Binnen Stadsbeheer van de gemeente Zoetermeer bestaat behoefte aan meer inzicht en grip op de beschikbare en benodigde capaciteit voor beheerwerkzaamheden, projecten, beleidsopgaven, assetmanagement en niet-planbare werkzaamheden.

De huidige werkwijze kent beperkte uniformiteit in de manier waarop werk, capaciteit en prioriteiten worden gepland en gemonitord. Hierdoor ontbreekt een integraal overzicht van de werkvoorraad en de inzet van medewerkers, wat de sturing op capaciteit, prioriteiten, projectresultaten en financiële beheersing bemoeilijkt.

Teammanagers ervaren onvoldoende inzicht in:

• De beschikbare capaciteit;
• De werkvoorraad binnen en tussen teams;
• Capaciteitsknelpunten;
• De impact van nieuwe opdrachten en bestuurlijke prioriteiten op bestaande werkzaamheden;
• De relatie tussen capaciteit, planning, financiën en projectuitvoering.

Om deze reden zoekt Stadsbeheer een ervaren capaciteitsregisseur die een uniforme werkwijze ontwikkelt, inzicht creëert en de basis legt voor structurele capaciteitssturing binnen de organisatie.

Doel van de opdracht

De opdracht is gericht op het ontwikkelen, beproeven en implementatiegereed maken van een uniforme methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitssturing binnen Stadsbeheer.

De methodiek moet inzicht bieden in:

• Beschikbare capaciteit;
• Gevraagde capaciteit;
• Capaciteitsknelpunten en risico's;
• Prioritering van werkzaamheden;
• Realistische uitvoerings- en projectplanningen;
• Consequenties van nieuwe opgaven;
• Financiële effecten en kostendekkendheid.

Het uiteindelijke doel is dat management en teammanagers beter onderbouwde keuzes kunnen maken over prioriteiten, inzet van medewerkers en uitvoering van werkzaamheden.

Werkzaamheden

Je brengt de huidige situatie in beeld en ontwikkelt, samen met management en medewerkers, een werkbare en gedragen aanpak voor capaciteitsplanning. Concreet:

• Analyseer je bestaande processen, werkwijzen, systemen en stuurinformatie;
• Breng je de huidige werkvoorraad en beschikbare capaciteit in kaart;
• Ontwikkel je een uniforme methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitsprognoses;
• Vertaal je werkzaamheden, projecten en beleidsopgaven naar capaciteitsvraag;
• Maak je inzichtelijk waar knelpunten, risico's en afhankelijkheden ontstaan;
• Adviseer je management en MT over prioritering, capaciteitsvraagstukken en sturingsmogelijkheden;
• Onderzoek en adviseer je over ondersteunende systemen, dashboards en rapportages;
• Ontwikkel je praktische stuurinformatie voor management en teammanagers;
• Begeleid je een pilot binnen één of meerdere teams;
• Evalueer je de pilot en verwerk je de leerpunten;
• Bereid je de organisatie voor op verdere implementatie;
• Zorg je voor borging van de methodiek binnen de bestaande werkprocessen.

Gewenst resultaat

Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten opgeleverd:

• Analyse van de huidige situatie en knelpunten;
• Integraal overzicht van beschikbare capaciteit en werkvoorraad;
• Methodiek voor capaciteitsplanning en capaciteitsprognoses;
• Inzicht in de capaciteitsvraag voor beheer, projecten, beleidsopgaven en niet-planbaar werk;
• Advies over rollen, verantwoordelijkheden en governance rondom capaciteitssturing;
• Advies over ondersteunende systemen, dashboards en rapportages;
• Managementdashboard en/of managementrapportage;
• Uitgevoerde pilot inclusief evaluatie en aanbevelingen;
• Implementatie- en borgingsadvies voor organisatiebrede toepassing.