Support Engineer

Coördinator Telecom Operations & Contractbeheer

Positionering: een zelfstandige, operationele specialist/coördinator die facturen, leveranciersprocessen en kleinere contracten beheert, maar geen eigenaar is van de telecomstrategie, roadmap, grote contracten of het integrale budget. Die verantwoordelijkheden blijven bij de Product Owner.

Aanbevolen salarisschaal: 14

Doel van de functie
Zorgen voor een correcte, efficiënte en controleerbare uitvoering van telecomadministratie, factuur- en contractbeheer en operationele leveranciersafstemming, zodat telecomdiensten beschikbaar blijven, kosten en contractafspraken kloppen en afwijkingen tijdig worden opgelost.
Belangrijkste verantwoordelijkheden

A. Telecomfacturen en kostencontrole
Controleren van periodieke telecomfacturen op aantallen, tarieven, abonnementen, eenmalige kosten en contractafspraken.
Vergelijken van factuurregels met contracten, bestellingen, aansluitingen en gebruiksgegevens.
Signaleren en zelfstandig uitzoeken van dubbele, ontbrekende of foutieve facturen en credits.
Afstemmen met Finance, Purchase Order Support en leverancier over PO, cost center, betaalstatus en factuurcorrecties.
Opstellen van periodieke kosten- en afwijkingsrapportages.

B. Operationeel leveranciersbeheer
Eerste aanspreekpunt voor kleinere telecomleveranciers en voor operationele onderwerpen bij grotere providers.
Opvolgen van serviceverzoeken, foutieve facturen, credits, portalproblemen en openstaande acties.
Bewaken van afgesproken responstijden, leveringen en operationele verplichtingen.
Voorbereiden van operationele supplier reviews en aanleveren van cijfers aan de Product Owner.
Escaleren wanneer een issue impact heeft op dienstverlening, budget, risico of de commerciële relatie.

C. Contractadministratie
Bijhouden van contractregister, looptijden, opzegtermijnen, indexaties, tarieven, betalingsvoorwaarden en contactpersonen.
Voorbereiden van kleine verlengingen, addenda, bestel- en ondertekeningsdocumenten.
Controleren of operationele afspraken overeenkomen met het getekende contract.
Tijdig signaleren van verlengings- of opzegmomenten aan Product Owner en Procurement.
Beheren van het volledige contractdossier; formele goedkeuring en ondertekening blijven buiten de rol.

D. Operationele telecomprocessen
Uitvoeren en verbeteren van processen rond mobiele aansluitingen, SIM’s, nummerbeheer, abonnementen en providerportalen.
Bijhouden van telecominventaris en relevante configuratie-/contractgegevens.
Vastleggen van werkinstructies en contact-/escalatiematrices.
Ondersteunen van land- of leveranciersmigraties vanuit operationele expertise.
Controleren of operationele aanvragen aansluiten op het geldende contract en het gekozen tariefplan.

Beslissingsruimte
Zelfstandig binnen de rol:
Factuurafwijkingen onderzoeken en correcties of credits aanvragen.
Leveranciers aanspreken op bestaande operationele en contractuele afspraken.
Standaardabonnementen of diensten laten aanpassen binnen goedgekeurde kaders.
Operationele escalaties uitvoeren.
Contract- en leveranciersinformatie corrigeren en rapporteren.
Kleine, reeds gebudgetteerde verlengingen administratief voorbereiden.

Besluit Product Owner nodig bij:
Nieuwe telecomproducten, providers of landen.
Materiële contractwijzigingen, nieuwe verplichtingen of beëindiging.
Strategische leverancierskeuzes en grotere onderhandelingen.
Afwijkingen buiten budget of beleid.
Prioritering van structurele verbeteringen en projecten.
Besluiten met substantiële service-, security-, privacy- of continuïteitsimpact.

Procurement/Legal/Finance nodig bij:
Juridische voorwaarden en formele contractwijzigingen.
Tender- of selectieprocedures.
Ondertekeningsbevoegdheid.
Afwijkende betalingsvoorwaarden en financiële controls.
De interne inrichting kent Product Owner en Technical Specialist al als afzonderlijke rollen en jobcodes, wat deze scheiding ondersteunt.

Afbakening van de aanbevolen operationele telecomrol: zelfstandig uitvoeren en oplossen binnen kaders, met product-, budget- en strategische besluiten bij de Product Owner en controlfuncties.

Vereiste kennis en ervaring Mbo-4+/hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld IT, bedrijfskunde, telecom, finance of inkoop. Circa 3–5 jaar relevante ervaring voor de normale mediorpositionering. Praktische kennis van mobiele telefonie, voice/VoIP, abonnementen, nummerbeheer en telecomtarieven. Ervaring met factuurreconciliatie, contractadministratie en leverancierscontact. Goede Excel- en rapportagevaardigheden. Ervaring met bijvoorbeeld SAP Ariba/VIM, ServiceNow, contractregisters of telecom expense management is een pré.

… lees de volledige omschrijving bij Striive.