Procesanalist

In het kort: Je gaat processen en capaciteit in een IT-beheerorganisatie analyseren, knelpunten en inefficiënties blootleggen en onderbouwde verbetervoorstellen en KPI’s ontwikkelen om werkdruk, productiviteit en inzet van capaciteit te optimaliseren.

Functieomschrijving De professional brengt de verhouding tussen werkaanbod, beschikbare capaciteit en gerealiseerde output in kaart en onderzoekt waar mogelijke inefficiënties, knelpunten en verlies van capaciteit ontstaan. Daarbij wordt onder andere gekeken naar:

• Aard, omvang, complexiteit en ontwikkeling van de werkvoorraad
• Instroom versus uitstroom van werkzaamheden
• Beschikbare capaciteit en daadwerkelijke inzet daarvan
• Verdeling van werkzaamheden binnen het team en de onderlinge samenwerking
• Wijze waarop prioriteiten worden gesteld en bewaakt
• Verhouding tussen gepland en ongepland werk
• Incidenten, changes, beheeractiviteiten en overige werkzaamheden
• Doorlooptijden, wachttijden en overdrachtsmomenten
• Afhankelijkheden van andere teams, leveranciers of besluitvorming
• Verstoringen en context switching
• Vergaderbelasting en administratieve werkzaamheden
• Mate van standaardisatie en automatisering
• Verschillen in productiviteit of taakbelasting binnen het team
• Werkzaamheden die worden uitgevoerd maar niet of onvoldoende bijdragen aan de opdracht en doelstellingen van het team.

Opdracht

We zoeken iemand die ervaring heeft met het analyseren en verbeteren van operationele IT beheerorganisaties en die zowel processen als menselijk gedrag kan doorgronden. De opdracht resulteert minimaal in:

• Een objectief beeld van werkaanbod, capaciteit, werkvoorraad en gerealiseerde output
• Analyse van de belangrijkste oorzaken van de ervaren werkdruk
• Inzicht in de feitelijke besteding van capaciteit
• Analyse van taakverdeling en prioritering
• Identificatie van structurele knelpunten en inefficiënties
• Onderscheid tussen beïnvloedbare interne oorzaken en externe oorzaken
• Concrete verbetervoorstellen, inclusief quick wins
• Advies over benodigde proces-, organisatie- en/of capaciteitsmaatregelen
• Voorstel voor KPI’s waarmee het management vervolgens structureel kan sturen op werkvoorraad, doorlooptijd, capaciteit en productiviteit.

De analyse moet uiteindelijk een onderbouwd antwoord geven op de vraag of meer capaciteit noodzakelijk is, de bestaande capaciteit effectiever kan worden ingezet, of een combinatie van beide nodig is.