Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud

Functie

Vanwege de uitval van een unitleider zijn we zo snel mogelijk, maar uiterlijk per 1 november 2026 op zoek naar een teamsecretaris (28 – 36 uur / week) die de huidige teammanager van het team Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd van Beheer en Onderhoud ondersteunt bij hen dagelijkse en geplande werkzaamheden. Team Bovenwijks Beheer zorgt ervoor dat de openbare ruimte in Apeldoorn betreffende de wijk overstijgende onderhouds- en beheertaken, installaties en apparatuur er goed bij ligt. Het gaat hierbij met name om de volgende werkzaamheden (verdeelt over vier units): Onderhouds- en beheertaken:

• Verkeersborden en markering;
• Bruggen, tunnels, viaducten, abri’s en plattegrondkasten;
• Verkeerslichten, stadsafsluitingen, cameratoezicht en openbare verlichting;
• Parkeergarages, parkeermeters en rijwielstallingen;
• Nutsactiviteiten (inclusief afhandeling meldingen en vergunningen);
• Begraafplaatsen;
• Bomen/Bossen/Stadspark Berg en Bos;
• Spel;
• Riolering en fonteinen;
• Graffiti verwijderen en schoon maken van objecten.

Ondersteunende taken:

• Werfbeheer en timmerwerkplaats;
• Coördinatie storingsdienst en gladheidsbestrijding;
• Beheer van het machine- en wagenpark B&O (waaronder een werkplaats);
• Correspondentie, administratieve ondersteuning en receptie;
• Inkoop en contractleveranciersmanagement (CLM);
• De digitale registratie van het gemeentelijk areaal in de openbare ruimte;
• Acties en initiatieven rondom schoon, inclusief communicatie en bewonersparticipatie.

De taken/verantwoordelijkheden van de teamsecretaris zijn o.a.:

• Is de ‘rechterhand’ van de teammanager Bovenwijks Beheer en van het afdelingshoofd, ondersteunt hen proactief en neemt werk van hen over zowel op organisatorisch als vakinhoudelijk vlak.
• Bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Is een klankbord voor de teammanager Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd en pakt “binnenwaaiers” op basis van urgentie en impact in de breedste zin van het woord.
• Adviseert en ondersteunt de teammanager en het afdelingshoofd op alle vlakken op praktisch/ operationeel en tactisch en niveau.
• Adviseert/redigeert teksten of schrijft ze zelf.
• Geeft leiding aan projecten en bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Geeft aanzet tot kwalitatief goed lopende processen en geeft vervolgens advies over hoe de processen ingericht moeten worden en belegt dit bij de juiste medewerker(s).
• Schrijft voorstellen en werkt e.e.a. uit.
• Fungeert als aanspreekpunt en gespreksleider voor zowel interne- en externe partners, bij afwezigheid van de teammanager.
• Vervangt teammanager zo nodig bij diens afwezigheid bij interne overleggen

Profiel

Als teamsecretaris ondersteun je de teammanager Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd Beheer en Onderhoud bij hun dagelijkse en geplande werkzaamheden. Je fungeert als rechterhand, adviseur en coördinator op praktisch, operationeel en tactisch niveau.

• Ondersteunt proactief de teammanager en het afdelingshoofd en neemt werkzaamheden van hen over op organisatorisch en vakinhoudelijk vlak.
• Bewaakt de voortgang van projecten en plannen; geeft leiding aan projecten en rapporteert over voortgang.
• Fungeert als klankbord voor de teammanager en het afdelingshoofd en pakt binnenkomende vragen en “binnenwaaiers” op basis van urgentie en impact.
• Adviseert en ondersteunt in praktische, operationele en tactische vraagstukken.
• Redigeert en/of schrijft (beleids)teksten en voorstellen en werkt deze uit.
• Initieert en adviseert over inrichting van processen en draagt zorg voor borging bij de juiste medewerkers.
• Fungeert als aanspreekpunt en gespreksleider voor interne en externe partners bij afwezigheid van de teammanager.
• Vervangt de teammanager zo nodig bij diens afwezigheid in interne overleggen.

… lees de volledige omschrijving bij Tender Link.