Managementassistent

Referentienummer: #1186
Start opdracht: Z.s.m.
Contractduur: 6 maanden
Aantal uur per week: 32
Deadline: 29-09-2026 12:00 uur
Tarief: marktconform

Deze functie is niet geschikt voor een zzp'er.

Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak jij elke dag het verschil.

Onze organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

De afdeling

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor de afdelingsmanagers:

• Houd je de complexe agenda's op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren;
• Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;
• Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen;
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager;- Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager;
• Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden;
• Bestel je geschenken;
• Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.

Voor de afdeling:

• Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld;
• Vraag je inkoopordernummers aan;- Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.

Voor het secretariaat:

Zorg je voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn;

Werk je nauw samen met de collega's binnen het team en vervang je elkaar bij afwezigheid;

… lees de volledige omschrijving bij Onefellow.