Projectsecretaris Contractteam SAA

Voor Rijkswaterstaat in Amsterdam Zuid Oost zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Contractteam. Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Voor een groot infrastructureel project in de uitvoeringsfase zijn wij op zoek naar een proactieve Projectsecretaris ter ondersteuning van het Contractteam. Het project bevindt zich in een dynamische omgeving waarin samenwerking, procesbeheersing en nauwkeurigheid essentieel zijn. De projectsecretaris ondersteunt het team in het structureren, organiseren en borgen van de informatie- en besluitvorming, zodat het contractteam optimaal kan functioneren.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor het secretarieel ondersteunen van het procesbeheersings- en contractteam van het project A9BAHO. Je faciliteert de verbinding met de overige teamleden door:

• Het fungeren als aanspreekpunt voor telefonische contacten;
• Het afhandelen, verzamelen en beantwoorden van informatie of het doorverwijzen hiervan;
• Het typen, kopiëren, scannen, verzenden en archiveren van correspondentie, notulen, notities, verslagen en verklaringen;
• Het organiseren van (team)bijeenkomsten.

Je plant en organiseert vergaderingen, vergadercycli en aparte overleggen en verzorgt de terugkoppeling daarvan door:

• Het verzorgen van de (toezending van) vergaderstukken;
• Het verzorgen van de verslaglegging van in- en externe vergaderingen;
• Het uitwerken en verspreiden van verslagen;
• Het bewaken van actielijsten;
• Het monitoren van afspraken.

Binnen de organisatie ben je voor je collega’s een spin in het web voor praktische zaken. Je bent communicatief vaardig, hebt een open uitstraling, onderkent de diverse belangen en luistert goed. Je bent stressbestendig en weet door samen te werken een gezamenlijk resultaat te behalen voor het project A9BAHO van het programma Schiphol-Amsterdam-Almere (SAA). Ook werk je hierbij samen met de projectondersteuner van A9BAHO en vervangt deze bij afwezigheid.

Je bent proactief en accuraat en zoekt altijd naar verbetering. Je deelt actief kennis en ervaringen binnen jouw vakgebied binnen de organisatie.

De projectsecretaris heeft het projectteam volledig ondersteund door structuur, overzicht en continuïteit te organiseren binnen alle projectprocessen. Door tijdige voorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en zorgvuldige documentbeheersing is een betrouwbare en actuele informatievoorziening gerealiseerd. Hierdoor kan het projectteam efficiënt samenwerken, besluiten goed onderbouwen en de projectvoortgang beheerst uitvoeren.

Ja