(Junior) Portfolio Secretaris

Wil jij een sleutelrol spelen in het hart van onze veranderorganisatie? Als (Junior) Portfolio Secretaris ondersteun je het portfoliomanagementproces en draag je direct bij aan de realisatie van onze strategische ambities.

De positie

Wil jij een sleutelrol spelen in het hart van onze veranderorganisatie? Als (Junior) Portfolio Secretaris ondersteun je het portfoliomanagementproces en draag je direct bij aan de realisatie van onze strategische ambities.

Je werkt nauw samen met de Portfoliomanager en Portfolio Adviseurs en zorgt ervoor dat het portfolio soepel, zorgvuldig en professioneel wordt georganiseerd en beheerd. Jij bent degene die overzicht creëert, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Deze functie biedt een unieke kans om het vak van portfoliomanagement van dichtbij te leren kennen. De rol is bij uitstek geschikt voor trainees of young professionals met ambitie om door te groeien naar de functie van Portfolio Adviseur.

Wat ga je doen?

Als (Junior) Portfolio Secretaris ben je de spil in de ondersteuning van het Portfolio Office. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Coördinatie en ondersteuning van overleggen

• Coördineren en voorbereiden van overleggen met Trekkers, het Portfolio Adviesteam, de Portfoliotafel en andere stakeholders
• Bewaken dat stukken tijdig en volledig worden aangeleverd
• Opstellen van agenda’s in afstemming met de Portfoliomanager
• Vastleggen van besluiten en actiepunten
• Monitoren en opvolgen van acties

Beheer van portfolio-informatie

• Beheren en structureren van portfolio-documentatie van veranderinitiatieven
• Onderhouden van toelichtingen en trainingsmaterialen over het portfolioproces, zoals het Portfoliomanagement Playbook en presentaties
• Actueel houden van het portfolio-platform (Fortes Change Cloud)
• Signaleren van onvolledigheden of inconsistenties in informatie

Ondersteuning van het portfolioproces

• Ondersteunen bij rapportages en voortgangsoverzichten
• Meedenken over verbetering van processen en werkwijzen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische vragen over het portfolioproces
• Optreden als ambassadeur van het Portfolio Office binnen de organisatie

Daarnaast kunnen er, afhankelijk van jouw ontwikkeling en interesses, aanvullende werkzaamheden worden opgepakt.

Wat breng jij

• Hbo werk- en denkniveau
• Sterk analytisch vermogen en oog voor detail
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Organisatiesensitiviteit en het vermogen om met verschillende stakeholders te schakelen
• Proactieve houding en gevoel voor eigenaarschap
• Affiniteit met verandertrajecten, projectmatig werken of portfoliomanagement
• Ervaring met portfoliomanagement of tools zoals Fortes Change Cloud is een pre, maar geen vereiste