Bestuurssecretaresse Breda

In het kort: Je gaat het bestuur ondersteunen als spin in het web: je beheert agenda’s, organiseert overleggen en bijeenkomsten, bewaakt voortgang en prioriteiten en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Functiebeschrijving: Bestuurssecretaresse

Enthousiaste bestuurssecretaresse gezocht! Jij bent de onmisbare schakel in het hart van onze organisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur.

Jouw karakter maakt Breda

Wat ga je doen? Als bestuurssecretaresse bij Gemeente Breda ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of als plannen veranderen. Je weet wat belangrijk is en wat even kan wachten. Je werkt nauw samen met het bestuur en bent een buffer tussen de interne organisatie en de buitenwereld.

• Je beheert agenda’s en stelt prioriteiten op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie en schakelt snel als agenda’s wijzigen.
• Samen met je collega bereid je het wekelijkse directeurenoverleg voor, draag je zorg voor het aanleveren van de stukken en het klaarmaken van de agenda.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten en zorgt voor een gastvrije ontvangst.
• Je bewaakt de voortgang van afspraken en regelt vervoer, etentjes en attenties.
• Je signaleert knelpunten in de planning, plant vooruit en zorgt dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.

Wat neem je mee?
Jij bent doortastend, assertief en hebt een gezonde dosis humor. Je kunt goed relativeren en schakelt makkelijk tussen verschillende belangen. Je bent zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Daarnaast heb je:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding, zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement.
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en een positieve, proactieve werkhouding.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, o.a. in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.

Waar jij en je collega’s het verschil maken
Je komt terecht bij het directiesecretariaat, onderdeel van de afdeling Concernadvies. De afdeling werkt aan strategische vraagstukken zoals gemeentebeleid, public affairs en de lobbyagenda van het bestuur. Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Samen met je collega’s zorg je voor een soepel lopende organisatie en een goed geïnformeerd bestuur. In het team ondersteunen we niet alleen het bestuur, maar ook elkaar. Bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig. Dat vraagt wat flexibiliteit in werkdagen, maar levert ook een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.

Breda brengt het samen Bij Gemeente Breda vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. We moedigen je aan om jezelf te laten zien, je ideeën te delen en voor jezelf op te komen. In onze organisatie is er begrip en aandacht voor iedereen. Iedere collega brengt iets unieks mee. Jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil; voor jezelf, je team én de stad.

Werklocatie Werklocatie: Stadskantoor