Migratiespecialist Documenten & Informatiebeheer

Domein I&A

PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie maken deel uitvan de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
• Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen.

Project Schoning & Migratie

Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.

Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team.

Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de…

… lees de volledige omschrijving bij Matchd.