Bestuurssecretaresse -*SPOED*

In het kort: Je gaat de burgemeester en het college bestuurlijk ondersteunen, complexe agenda’s beheren, overleggen voorbereiden, informatie filteren en met diverse interne en externe partijen afstemmen om het bestuurssecretariaat professioneel te laten functioneren.

Binnen bureau Ondersteuning dat onderdeel uitmaakt van en de afdeling Bestuursondersteuning. Dat betreft een stafafdeling die rechstreeks onder de verantwoordelijjkheid van de gemeentesecretaris valt.

Als Bestuurssecretaresse ga je werken voor het college van Burgemeester en wethouders. Hier ondersteun je de burgemeester en zorg jij dat hij goed voorbereid aanschuift bij bestuurlijk overleg. Bijvoorbeeld met ondernemers of maatschappelijke organisaties. Jij regelt wat nodig is: afstemming met bestuursadviseurs, zorgt tijdig voor de juiste stukken, de juiste deelnemers en afgestemde communicatie. Je bewaakt het overzicht in volle agenda’s, filtert informatie en houdt altijd oog voor wat écht belangrijk is. Samen met collega’s til je het secretariaat naar een hoger niveau, ook als het gaat om digitalisering of het verbeteren van werkprocessen. Valt er iemand weg? Dan spring jij moeiteloos bij.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je beheert een agenda die niet alleen praktisch klopt, maar ook past bij de politieke actualiteit en gevoeligheden. Jij voelt aan wanneer iets schuift, speelt of juist versneld moet worden;
• Je zorgt dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden;
• Je weet wanneer je zelf op de voorgrond moet treden en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt;
• Je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af en maakt keuzes die passen bij de rol van de bestuurder en de context waarin hij of zij opereert. Jij leest tussen de regels door en handelt discreet;
• Je werkt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, maar ook met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten. Jij overziet het speelveld en weet precies waar welke afstemming nodig is;
• Je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.