Programmamanager RD trajecten

Voor onze opdrachtgever Ministerie van Buitenlandse Zakenzijn wij op zoek naar Programmamanager RD trajecten.

Nav onderstaande problematiek (zie achtergrond) is binnen HDCV een projectgroep ingesteld die met hoge prioriteit aanvullende maatregelen uitwerkt en uitvoert. Deze maatregelen richten zich op het tijdelijk verhogen van de personele capaciteit, het herzien van de prioritering binnen het reisdocumentenproces, een verdere versterking van de samenwerking tussen CSO en NWW en het aanscherpen van interne en externe communicatie, gericht op realistischer verwachtingenmanagement bij de klant en het verhogen van de kwaliteit van de aanvraagdossiers. Daarnaast is in samenwerking met BZK een eenmalig ‘decentrale uitkering’ aan het gemeentefonds uitgekeerd waarmee grensgemeenten voor 2027 worden gecompenseerd voor het geld dat zij moeten toeleggen op de paspoort dienstverlening aan niet ingezetenen. Doelstelling van deze maatregelen is dat de achterstanden in de afhandeling van paspoortaanvragen tegen het einde van 2026 dusdanig zijn teruggebracht dat de reguliere doorlooptijd van vier weken weer kan worden gerealiseerd en dat de dienstverlening door Grensgemeenten in 2027 geborgd zal blijven.

Opdracht

Integraal Plan van Aanpak maken voor projectmatige aanpak met de volgende componenten:

• Adviseren van de lijnorganisatie om efficiency van het werkproces te vergroten, mede op basis van evaluatie van de effectiviteit van genoemde maatregelen, een nadere data-analyse en een optimaal gebruik van Kairos RD (Q4 ‘26/ Q1 ’27)
• Begeleiden van kostprijsonderzoek door extern bureau naar de efficiency van het paspoortproces voor niet ingezetenen bij de grensgemeenten en een daaruit voortvloeiende (kostendekkende) prijs van een paspoort (miv januari 2028). Rapport moet uiterlijk april ’27 zijn vastgesteld
• In het verlengde van de vorige twee punten adviseren over de inrichting van het RD-cluster zowel qua formatie (vaste formatie en flexibele schil) als soort functies (functiedifferentiatie). Dit is mede in relatie met het project Meerjarig financieel perspectief en de hieruit voortvloeiende verplichting om efficiënt te werken, meetbaar met KPI’s voor de arbeidsproductiviteit en kwaliteit;
• Adviseren over de implementatie van nieuwe EDV locaties voor reisdocumenten, mede in relatie tot de beschikbare capaciteit bij grensgemeenten
• Contact onderhouden met Grensgemeenten over het kostprijs/efficiency onderzoek en de inzet van EDV’s die vanaf 2027 van invloed zal zijn op hun productieproces
• Opstellen van business case met scenario dat backoffice-taken die nu nog bij grensgemeenten plaatsvinden (voor 66.000 aanvragen) gefaseerd overgaan naar CSO/RD (aan einde opdracht)
• In samenwerking met HDCV/BE onderhouden van contact met BZK, wetsverantwoordelijk ministerie voor het reisdocumentenproces, over aanpassingen van wet- en regelgeving mogelijk zijn die de efficiency en voorspelbaarheid van de dienstverlening vergroten.
• Leveren van bijdrage aan beschrijving / risicoanalyse voor reisdocumentenproces in het kader van het project inrichten risicomanagement HDCV
  (project met looptijd geheel 2027).

De dienstverlening m.b.t. het afhandelen van paspoortaanvragen staat onder grote druk. Het afgelopen jaar is de gemiddelde doorlooptijd voor reisdocumentaanvragen opgelopen van circa vier tot vijf weken naar ongeveer tien weken, meer dan tweemaal de reguliere norm van circa vier weken. Aanvragers moeten daardoor aanzienlijk langer wachten op hun reisdocument. Deze oplopende doorlooptijd heeft meerdere oorzaken:

… lees de volledige omschrijving bij SynProfs.