Bestuurssecretaresse

Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:

Werkomgeving

Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel

Eisen

• Minimaal een afgeronde secretaesse opleiding;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie;
• Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur, benoem dit in het cv;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365, benoem waar dit is opgedaan.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden. Beschrijf aan de hand van maximaal twee projecten/opdrachten de werkervaring: beschrijf hierbij de aard van de ondersteuning en de verantwoordelijkheden van de kandidaat; e. Aantoonbare werkervaring met de ondersteuning van meerdere bestuurders/directieleden én actieve rol bij MT-overleggen, besluitvorming of bestuurlijke processen
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen. Beschrijf deze ervaring aan de hand van concrete voorbeelden ; d. Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van meerdere bestuurders, directieleden of managers inclusief coördinatie van bijeenkomsten en evenementen

Aanvullende informatie

• Selectiegesprek: 9 oktober 2026, 13:00