Projectleider Teams

De werkomgeving en opdracht

Informatiebeheer is een pijler voor een betrouwbare en transparante overheid. Gemeente Almere streeft ernaar dat informatie steeds meer duurzaam toegankelijk is. Het gaat daarbij om het ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie. Door meer inzicht en overzicht te creëren, wordt informatie in een betere, meer geordende en toegankelijke staat gebracht en daarmee toekomstbestendiger.

Tussen 2019 en eind 2022 heeft een implementatietraject plaatsgevonden van Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive. De bijpassende kwaliteitszorg en het beheer zijn echter nog niet goed genoeg ingeregeld. Dit heeft geleid tot een mismatch tussen wat de gemeente nastreeft en de huidige situatie. Verbetering op het gebied van informatiebeheer binnen Microsoft Teams is daarom nodig.

De opdracht maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer, onder aansturing van de programmamanager.

De functie/opdracht

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject voor Microsoft Teams binnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie en vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan. Vervolgens stuur je de uitvoering daarvan aan.

De projectleider opereert binnen het programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager en de stuurgroep. Nauwe samenwerking met ICT, adviseurs Informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen is vereist. Het project maakt gebruik van bestaande project- en portfoliostructuren, rapportageformats en besluitvormingsprocedures van gemeente Almere. Budget en definitieve formatieomvang worden na de verkenningsfase in overleg vastgesteld. Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie in Almere is vereist wanneer samenwerking of besluitvorming daarom vraagt.

Op te leveren resultaten

Je voert de verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive. Je brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart. Op basis daarvan stel je een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden.

Je richt de governance en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken. Je stuurt op het wegwerken van achterstanden volgens een vastgestelde prioritering. Je ontwikkelt een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen. Je sluit het project af met een eindrapportage en de overdracht van de beheerverantwoordelijkheid.

Wie ben je?

Je bent een projectleider met kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken, zoals PRINCE2 en agile/scrum. Je bent bereid het projectmanagement uit te voeren volgens de standaarden van Almere. Je bent gewend te werken in complexe organisaties.

Je combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een pragmatische aanpak. Je weet hoe je achterstanden en wildgroei omzet in een beheersbaar plan en houdt koers, ook als de organisatie in beweging is. Je bent bij voorkeur thuis in de gemeentelijke context en begrijpt wat nodig is om mensen mee te krijgen in een veranderproces. Je levert niet alleen resultaten op, maar borgt deze ook in de organisatie.

Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op. Je hebt een hbo- of wo-opleiding afgerond die aansluit bij de aard en inhoud van de opdracht. Je beschikt over minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten, minimaal twee afgeronde projecten op het…

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.