Interim Bestuurssecretaresse

Voor een maatschappelijke organisatie in Noord-Holland zoeken wij op korte termijn een ervaren Interim bestuurssecretaresse voor 16 uur per week. In deze tijdelijke rol ondersteun en ontzorg je de bestuurder en zorg je ervoor dat agenda’s, afspraken en acties soepel verlopen.

Je bent iemand die niet alleen uitvoert, maar vooral vooruitkijkt. Je ziet wat eraan komt, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd. Een mooie interim-opdracht voor een ervaren directiesecretaresse die snel haar weg vindt binnen een organisatie en graag zelfstandig verantwoordelijkheid pakt.

Wat je gaat doen

Als Interim bestuurssecretaresse ligt jouw belangrijkste verantwoordelijkheid bij het ondersteunen en ontzorgen van de bestuurder. Een groot gedeelte van je werkzaamheden bestaat uit agenda- en afsprakenbeheer. Daarbij kijk je verder dan alleen het inplannen van een afspraak: je denkt vooruit, signaleert wat voorbereid moet worden en bewaakt wat uit eerdere afspraken nog moet worden opgevolgd.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en coördineren van een complexe agenda;
• Vooruitkijken naar komende afspraken en zorgen dat benodigde zaken tijdig zijn voorbereid;
• Bewaken van afspraken, acties en deadlines;
• Signaleren van mogelijke knelpunten en hier proactief op anticiperen;
• Fungeren als aanspreekpunt voor bezoekers en externe relaties;
• Verwerken en bewaken van e-mail en post;
• Notuleren van overleggen en bewaken van de daaruit voortkomende actiepunten;
• Oppakken van incidentele organisatorische en facilitaire werkzaamheden, zoals het regelen van bijeenkomsten, catering en attenties.

Wie ben jij

Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse die gewend is om op directie- of bestuursniveau te ondersteunen. Je hebt weinig uitleg nodig om te begrijpen wat er moet gebeuren en krijgt er energie van om iemand écht te ontzorgen.

Je bent proactief, zorgvuldig en organisatorisch sterk. Je houdt overzicht, denkt vooruit en voelt goed aan wanneer je zelf kunt handelen en wanneer afstemming nodig is. Daarnaast ben je toegankelijk en sociaal en vind je het prettig om onderdeel te zijn van een laagdrempelig team.

Verder:

• Heb je ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directie- of bestuursniveau;
• Ben je sterk in complex agenda- en afsprakenbeheer;
• Kun je zelfstandig prioriteiten stellen en vooruitplannen;
• Bewaak je afspraken, deadlines en actiepunten zorgvuldig;
• Heb je ervaring met notuleren;
• Communiceer je gemakkelijk met verschillende interne en externe stakeholders;
• Ben je op korte termijn beschikbaar voor circa 16 uur per week.

Wat je krijgt

Je krijgt een zelfstandige interim-opdracht waarin je direct van toegevoegde waarde kunt zijn en veel verantwoordelijkheid krijgt.

• Start: zo spoedig mogelijk;
• Duur: circa 3 maanden, naar verwachting tot het einde van het jaar;
• Inzet: circa 16 uur per week;
• Hybride werken: circa 50% vanuit huis mogelijk;
• Werkdagen: in overleg, waarbij dinsdag en donderdag de voornaamste kantoordagen zijn;
• Tarief: €65,- tot €70,- per uur inclusief reiskosten en exclusief btw.

Ben jij op korte termijn beschikbaar en herken jij jezelf in deze opdracht? Dan komen we graag met je in contact.

Over de organisatie

Je gaat aan de slag bij een regionale organisatie binnen de eerstelijnszorg in Noord-Holland. De organisatie ondersteunt en verbindt huisartsen en speelt een belangrijke rol in het organiseren en toegankelijk houden van huisartsenzorg…

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.