Projectadviseur Risicoanalyse Audiovisueel Archief

Cluster Gemeentearchief, team Informatisering en Automatisering (I&A)

Het gemeentearchief van Veenendaal zoekt een zelfstandig projectmatig opdrachtnemer voor een uitdagende archiefklus. De opdracht richt zich op het in kaart brengen en beoordelen van de dia- en fotocollecties van het archief, met als doel twee concrete eindproducten op te leveren die als basis dienen voor verdere bewerking van het audiovisueel archief.

De twee eindproducten zijn:

1. Een totaaloverzicht van alle dia- en fotocollecties, zowel de reeds bestaande als de nog niet behandelde. Binnen elke collectie wordt per record (indien reeds genummerd) of per groep/map (indien niet genummerd) aangegeven: de periode van creatie, de maker (indien bekend), de auteursrechthebbende (indien bekend), de herkomst (indien bekend) en eventueel gemaakte afspraken. Voor de beschreven records is een deel van deze informatie soms al bekend. Je begint dus niet vanaf nul, maar stapt in op het huidige niveau van inzicht.
2. Per collectie een risicomanagementrapport met een korte beschrijving van de achtergrond en een uitgewerkte risicoanalyse, gebaseerd op de methodiek van het "Kennisdocument Online beschikbaar stellen audiovisueel archief" van KVAN/AVA_Net. Voor deze risicoanalyses betrek je de expertise van de juristen en privacy officers voor kwesties rondom auteursrecht en portretrecht. Je maakt hun bevindingen inzichtelijk in jouw rapporten en komt tot een eigen, beargumenteerde risicoanalyse.

Beide eindproducten lever je op aan de gemeentearchivaris. Ze dienen vervolgens als instrumenten voor verdere bewerking van het audiovisueel archief.

Je krijgt toegang tot alle beschikbare achtergrondinformatie. Voorafgaand aan de opdracht ga je in gesprek met de gemeentearchivaris over de gewenste resultaten en kwaliteitscriteria. De wijze waarop je de werkzaamheden uitvoert, bepaal je zelfstandig. Het terrein waarop je je begeeft is grotendeels onontgonnen: je houdt rekening met zelfstandig brononderzoek en -analyse. De gemeentearchivaris kan kennis aanleveren, maar je raadpleegt ook zelfstandig andere, externe specialisten. Daarnaast betrek je de collega's van juridische zaken al in een vroeg stadium bij de opdracht. Sensitiviteit, organisatietalent en goede communicatieve vaardigheden zijn dan ook onmisbaar in deze rol.

Als de twee eindproducten voortijdig worden opgeleverd en er nog resterende tijd binnen de initiële gunning is, bestaat de mogelijkheid van een vervolgopdracht: het opstellen van licentie- en verwerkersovereenkomsten met auteursrechthebbenden. Een eventuele vervolgopdracht wordt afzonderlijk beoordeeld en overeengekomen.

In het cluster werken vier medewerkers en circa vijftien vrijwilligers. Als projectmedewerker voer je geen reguliere werkzaamheden uit en vervang je geen bestaand personeel. Je werkt zelfstandig en vanuit een onafhankelijke positie samen met betrokken medewerkers en externe specialisten, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

In deze rol is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken en uitdagingen niet uit de weg gaat. Je denkt analytisch, maar weet ook op communicatief vlak mensen te bereiken. Je stelt je proactief op, stapt makkelijk op mensen af en houdt rekening met de positie waarin de organisatie zich bevindt.