Bestuurssecretaresse

In het kort: Je gaat wethouders ondersteunen met complex agendabeheer, communicatie en administratieve taken, bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken organiseren en bijdragen aan efficiënte procedures binnen het bestuurssecretariaat van de opdrachtgever.

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen? Als bestuurssecretaresse ben je de steunpilaar van de wethouders van de opdrachtgever. Je werkt nauw samen met en ontzorgt de wethouders, zodat hun tijd efficiënt en effectief wordt ingezet.

Voor het Team Bestuursadvies en -ondersteuning zoeken wij een Bestuurssecretaresse voor 28-32 uur per week.

Wat ga je doen? In deze functie werk je primair voor de wethouders en ondersteun je hen met onder andere de volgende werkzaamheden:

• Beheren van de complexe agenda’s en bijhouden van de mailbox van de wethouders.
• Telefonisch aanspreekpunt zijn voor de wethouders.
• Administratief voorbereiden van vergaderingen, inclusief het regelen en aanvragen van facilitaire ondersteuning.
• Actiepunten van de wethouders uitzetten en de voortgang bewaken.
• Meedraaien in de vervanging van collega’s binnen het bestuurssecretariaat.
• Bijhouden van de algemene mailbox en het postregistratiesysteem voor inkomende post.
• Organiseren van werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten.
• Administratieve taken, zoals het beheren van declaraties.
• Kantoordagen: dinsdag, woensdag en vrijdag.

Je hebt een signalerende rol met een dienstverlenende houding. Communicatie is een belangrijk aspect van de functie: je bent de spil tussen het bestuur, de organisatie, inwoners en partners. Je filtert, prioriteert, zet uit en handelt deels inhoudelijk e-mails af. Daarnaast lever je een inhoudelijke bijdrage aan het verbeteren van administratieve procedures.

Over Barendrecht
Barendrecht is een gemeente van bijna 50.000 inwoners met een dynamisch verenigings- en ondernemersklimaat. Onze ligging tussen stad en groen biedt het beste van beide werelden: voorzieningen dicht bij huis en optimale verbindingen via tram, trein, fiets en auto. We zijn trots op Barendrecht en werken hard om de gemeente verder te ontwikkelen.

Functie-eisen Een afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau hebt. 2 tot 5 jaar ervaring hebt op een bestuurssecretariaat. Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden hebt. Goed kunt samenwerken, maar ook zelfstandig taken uitvoert. Accuraat en gestructureerd werkt, ook onder tijdsdruk. Proactief en enthousiast bent, met een initiatiefrijke houding. Affiniteit hebt met de overheid en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Integer omgaat met vertrouwelijke informatie.