Afdelingssecretaresse

Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch is de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) verantwoordelijk voor de regionale inkoop van onder andere specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen. Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement rondom de ingekochte zorg.

Voor RIOZ zoeken we een afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en daarnaast breed inzetbaar is binnen de verschillende clusters van de afdeling.

De functie is breder dan alleen agenda- en vergaderbeheer. Naast de vaste secretariële werkzaamheden ondersteun je collega’s bij verschillende administratieve werkzaamheden, het verwerken van gegevens en andere praktische of ad-hocvragen. Hierdoor krijg je een breed beeld van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie.

Wat ga je doen?
Als afdelingssecretaresse zorg je ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt.

Je houdt je onder andere bezig met:

Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen
Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken
Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten
Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden
Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ
Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens
Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel
Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden
Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling

De werkzaamheden zijn afwisselend. Op het ene moment organiseer je een overleg of beheer je agenda’s, terwijl je op een ander moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega binnen een ander cluster ondersteunt.

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie.

Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

Competenties

Organisatorisch sterk
Proactief
Nauwkeurig
Communicatief vaardig
Betrouwbaar en discreet
Flexibel
Stressbestendig
Leergierig
Dienstverlenend ingesteld

Eisen voor de opdracht

Afdelingssecretaresse

Graag het cv in het NL aanleveren Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau Goede organisatorische vaardigheden Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden Goede digitale vaardigheden Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke…

… lees de volledige omschrijving bij LibLab.