Projectsecretaris

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

• Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
• Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces
• Bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan
• Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.