Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse (32 uur) ondersteun je twee bestuurders van het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Schiedam en zorg je dat zij optimaal gefaciliteerd worden om in te spelen op de behoeften in de stad.
Je beheert complexe agenda's, verzorgt e-mailbeheer, plant en agendeert afspraken en neemt de agenda door met de bestuurder.
Je bereidt overleggen en benodigde documenten voor, behandelt telefoontjes en verzoeken en draagt zorg voor een gastvrije ontvangst bij alle officiële en minder officiële contactmomenten.
Je signaleert relevante zaken, communiceert proactief richting bestuur, collega’s en organisatie en denkt mee over verbeteringen in werkprocessen.
Je werkt nauw samen met het secretariaat (vier personen), bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie binnen het team Concern- en Bestuurszaken; hybride werken is incidenteel mogelijk maar aanwezigheid op kantoor heeft de voorkeur.

Vereist profiel

• Aantoonbaar MBO-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Foutloos Nederlands in woord en schrift en een representatieve, dienstverlenende houding.
• Ervaren met Outlook, Word en Teams; kennis van Notubiz is een pré.
• Omgaan met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijke informatie met gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Kennnis of ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een gemeente is een pré.
• Competenties: stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.
• Beschikbaarheid bij voorkeur op woensdag en vrijdag, flexibiliteit in werktijden wanneer agenda’s van bestuurders daarom vragen.
• Opdrachtduur: 6 maanden; gewenste startdatum 24 augustus 2026; gesprekken gepland voor 23 juli 2026.

Eisen

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;

Wensen

• Minimaal 3 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met Notubiz is een pré.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een gemeente is een pré.
• Bij voorkeur beschikbaar op de woensdagen en de vrijdagen.
• Het heeft de voorkeur om op kantoor te werken.