Managementassistent en Projectondersteuner ILS

In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp’er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner ondersteun je de divisiedirecteur van Information & Library Services (ILS). Jij zorgt dat afspraken goed worden gepland, vergaderstukken klaarliggen en actiepunten worden opgevolgd. Ook verzorg je correspondentie en pak je verschillende organisatorische en administratieve taken op.

Samen met twee managementondersteuners vorm je een hecht team. Je stemt het werk af, helpt je collega’s waar nodig en coördineert de werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je project- en programmamanagers. Zo zorg je dat zij kunnen rekenen op een goede voorbereiding en een duidelijke administratie.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de divisiedirecteur, plant afspraken en organiseert vergaderingen.
• Je bereidt agenda’s en vergaderstukken voor, maakt notulen en bewaakt actiepunten.
• Je verzorgt correspondentie en voert organisatorische en administratieve werkzaamheden uit.
• Je coördineert het werk en stemt dit af met twee collega-managementondersteuners.
• Je organiseert projectoverleggen en ondersteunt bij verslagen en projectadministratie.
• Je houdt projectinformatie actueel en zorgt dat deze gemakkelijk te vinden is.
• Je verwerkt inkopen en facturen en ondersteunt bij de inhuur van externe medewerkers.

Je werkt 32 tot 36 uur per week en bent zichtbaar aanwezig op kantoor. Je start zo snel mogelijk en werkt tot en met 1 januari 2027.

Wie ben jij?

Als managementondersteuner werk je zelfstandig en nauwkeurig. Je denkt vooruit, stelt de juiste prioriteiten en neemt zelf initiatief. Ook begrijp je hoe de verhoudingen binnen een organisatie liggen. Je bent toegankelijk, helpt collega’s graag en legt gemakkelijk contact met collega’s en andere betrokkenen.

Waar ga je werken?

Je werkt bij Information & Library Services (ILS), 1 van de 6 divisies van Radboud Services. Je werkt samen met managementondersteuners, project- en programmamanagers, projectondersteuners en het PMO-team.

De Radboud Universiteit wil met onderzoek, onderwijs, ondersteuning en samenwerking bijdragen aan een gezonde en vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. De universiteit is een inclusieve gemeenschap waar mensen met verschillende achtergronden, culturen en ideeën welkom zijn.

2,5 maand - 32-36 uur per week - 0,89-1 fte

• Minimaal een MBO4 diploma;
• Ervaring als managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse, projectondersteuner of in een vergelijkbare rol;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• Ervaring met Microsoft 365;
• Ervaring met agendabeheer, vergaderondersteuning, notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Ervaring met projectadministratie en het actueel houden van projectinformatie.