Projectondersteuner — Fysieke leefomgeving

Gemeenten Woerden en Oudewater werken aan de verdere professionalisering van hun projectorganisatie. Projectmatig werken volgens het IPM-model speelt daarin een belangrijke rol. Om de projectteams binnen de fysieke leefomgeving goed te ondersteunen, willen de gemeenten zich versterken met een projectondersteuner die overzicht houdt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat afspraken en acties niet blijven liggen. Een centrale rol voor iemand die graag midden in een projectteam staat en weet wat er nodig is om de dagelijkse samenwerking goed te laten verlopen.

Wat ga je doen?

Als projectondersteuner ben je de organisatorische spil binnen het projectteam. Je neemt administratieve en secretariële werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat de dagelijkse projectprocessen gestructureerd verlopen. Daarbij wordt van je verwacht dat je voldoende kennis hebt van het project om te begrijpen wat er speelt en zelfstandig een bijdrage te leveren aan de organisatie, communicatie en coördinatie.

Je bent een centraal aanspreekpunt voor de leden van het projectteam en zorgt voor het agendabeheer en het inplannen van afspraken en overleggen. Je organiseert en faciliteert vergaderingen en evenementen, maakt heldere verslagen en zorgt dat acties goed worden vastgelegd en opgevolgd. Daarbij durf je collega's ook aan te spreken wanneer acties of afspraken aandacht nodig hebben.

Daarnaast zorg je ervoor dat projectinformatie bij de juiste mensen terechtkomt en stel je verschillende projectoverzichten op en houd je deze actueel. Een belangrijk onderdeel van je werk is het aanbrengen van structuur in de informatievoorziening. Je zet projectdossiers op, beheert deze zorgvuldig en draagt zorg voor een compleet en overzichtelijk projectarchief. Goed kunnen samenvatten, gestructureerd werken en gemakkelijk kunnen schakelen met verschillende mensen zijn daarmee belangrijke onderdelen van de functie.

Waar ga je werken?

Je komt terecht binnen de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeenten Woerden en Oudewater. Zij werken aan maatschappelijke opgaven en hebben de ambitie om hun organisatie slimmer, wendbaarder en beter voorbereid te maken op toekomstige uitdagingen.

De functie valt binnen het domein Fysieke Leefomgeving, bij het Team Programma en Projecten. Dit team is verantwoordelijk voor de programmatische en projectmatige realisatie van projecten. Zij werken daarbij met IPM-projectteams, waarin de projectmanager, contractmanager, manager projectbeheersing, technisch manager en omgevingsmanager ieder vanuit hun eigen discipline samenwerken. De projectondersteuner ondersteunt deze teams in het dagelijkse projectproces en vormt daarin een belangrijke organisatorische schakel.

Daarnaast maak je onderdeel uit van de gemeentebrede vakgroep Projectsecretarissen en -ondersteuners. Vanuit deze vakgroep werken zij aan het verder professionaliseren van de projectondersteuning binnen de organisatie.

Wat breng je mee?

• Je beschikt minimaal over mbo+ en hbo werk- en denkniveau op het gebied van techniek, financiën, bedrijfskunde of administratie;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het werken in projectteams;
• Je bent samenwerkingsgericht en beschikt over een proactieve houding;
• Je bent stressbestendig en flexibel;
• Je werkt gestructureerd en accuraat;
• Je bent creatief en sociaal vaardig;
• Je beschikt over zelfsturend vermogen en zelfreflectie;
• Je past qua persoonlijkheid en manier van werken binnen de dynamiek van het projectteam.

… lees de volledige omschrijving bij Bekwaam InterimManagement.