Administratief Medewerker RET – Europees Sociaal Fonds

Werken bij RET

RET is als organisatie volop in ontwikkeling. Je krijgt een zelfstandige en uitdagende opdracht in een professionele en prettige werkomgeving, met collega's die zich inzetten voor optimaal openbaar vervoer in Rotterdam en omstreken.

De opdracht

RET is op zoek naar een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker die verantwoordelijk is voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie.

In deze functie zorg je ervoor dat subsidieaanvragen correct worden uitgevoerd, de projectadministratie op orde is en ondersteun je bij de einddeclaraties, zodat deze tijdig, juist en volledig worden verantwoord.

De werkzaamheden worden volledig zelfstandig uitgevoerd. De werkzaamheden beslaan 20 uur per week en zijn door de opdrachtnemer flexibel in te delen over de werkweek.

Wat ga je doen:

• Verwerken van weekstaten.
• Toezien op de juiste invulling van de weekstaten.
• Bewaken van de tijdige verwerking van weekstaten in de administratie.
• Verzamelen, controleren en archiveren van bewijsstukken en deelnemersadministraties.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Afstemmen van de bevindingen met control.
• Contact onderhouden met de verschillende afdelingen.
• Subsidieaanvragen tijdig en volledig indienen.
• Subsidierisico's vroegtijdig signaleren en beheersen.
• Controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen afronden.
• Einddeclaraties correct en tijdig vaststellen.

Resultaten binnen de opdracht:

• Subsidieaanvragen indienen: 100% van de subsidieaanvragen wordt volledig en uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline ingediend.
• Weekstaten verwerken: 100% van de ontvangen weekstaten wordt binnen 5 werkdagen na ontvangst verwerkt in de administratie.
• Kwaliteit weekstaten bewaken: minimaal 95% van de weekstaten wordt volledig en correct ingevuld aangeleverd; afwijkingen worden binnen 3 werkdagen teruggekoppeld aan de verantwoordelijke afdeling.
• Tijdige verwerking realiseren: wekelijks wordt gemonitord dat alle weekstaten vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van minimaal 98%.
• Administratie en bewijsstukken beheren: 100% van de vereiste bewijsstukken en deelnemersdossiers wordt verzameld, gecontroleerd en digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen.
• Voortgang rapporteren: maandelijks wordt een voortgangsrapportage opgesteld en verstrekt aan management en control.
• Afstemming met control: bevindingen uit controles worden binnen 10 werkdagen besproken en waar nodig opgevolgd met corrigerende maatregelen.
• Interne samenwerking: minimaal eens per maand vindt afstemming plaats met betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten binnen subsidieprojecten.
• Naleving ESF-richtlijnen: alle projectdossiers voldoen gedurende de gehele projectperiode aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
• Risicobeheersing: subsidierisico's worden minimaal elk kwartaal geïnventariseerd en geregistreerde risico's worden binnen 20 werkdagen voorzien van beheersmaatregelen.
• Audit- en controlegereed werken: minimaal 95% van de controles en audits wordt afgerond zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
• Einddeclaraties opstellen: 100% van de einddeclaraties wordt correct vastgesteld en uiterlijk binnen de geldende termijn ingediend bij de subsidieverstrekker.