Senior medewerker ondersteuning

Opdrachtomschrijving: Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) voert de landelijke uitrol van Werkplek 2.0 uit: een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en Intune.

De opdracht betreft tijdelijke, zelfstandige projectmanagementondersteuning voor het structureren, actualiseren en bewaken van administratieve processen rondom migratieplanning en bijbehorende communicatie.

De opdrachtnemer verwerkt correspondentie, werkt migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken bij, verzamelt en controleert contactgegevens en benadert leidinggevenden voor noodzakelijke informatie.

Daarnaast bewaakt en legt de opdrachtnemer afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden vast, signaleert knelpunten en afwijkingen en levert periodieke voortgangsrapportages aan de programmamanager.

Gewenste resultaten zijn actuele en consistente migratieplanningen en draaiboeken, een gecontroleerd overzicht van betrokken leidinggevenden en contactpersonen, inzicht in openstaande acties/knelpunten en een overdraagbare projectadministratie.

Omvang en locatie: gemiddeld 24 uur per week, start zo spoedig mogelijk, periode 24 augustus t/m 31 december (met mogelijke verlenging); aanwezigheid op Rijnstraat, Den Haag kan vereist zijn naast werken op eigen locatie binnen geldende beveiligings- en privacyvoorwaarden.

Vereist profiel

• Afgeronde HBO- of WO-opleiding of aantoonbare gelijkwaardige werkervaring, bij voorkeur in projectondersteuning of -management.
• Minimaal 2–3 jaar ervaring met projectadministratie, plannen en documentbeheer binnen complexe (IT-)projecten; ervaring met migraties naar Microsoft 365/Intune is een sterke pré.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: nauwkeurig bij bijhouden van planningen, draaiboeken, actielijsten en rapportages; gestructureerd en overdraagbaar werken.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling; ervaring met het benaderen en afstemmen met (senior) leidinggevenden en stakeholders.
• Proactieve houding en probleemdetectie: signaleert risico’s en knelpunten tijdig en stelt concrete vervolgstappen voor.
• Zelfstandig en resultaatgericht werken als opdrachtnemer/ZZP’er; flexibel inzetbaar, beschikbaar gemiddeld 24 uur per week en bereid tot afstemming op locatie in Den Haag wanneer nodig.
• Goede beheersing van Nederlands; vaardig met Microsoft 365-tools (Excel, SharePoint, Teams, eventueel Planner) en bekend met basale informatiebeveiligings- en privacyregels.

Eisen

• Ervaring met projectmanagementondersteuning of vergelijkbare opdrachten.
• Ervaring met planning, projectadministratie en stakeholdercommunicatie.
• Ervaring binnen een dynamische project- of programmaomgeving.
• Goede kennis van Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Excel, Word en Teams.
• Bij voorkeur ervaring met ICT-projecten, migratietrajecten of grote organisaties.
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen, acties te bewaken en resultaten op te leveren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.