Expert Arbeidsvoorwaarden

Functiebeschrijving: Projectopdracht
Project – Verdere uitvoering WTTA (o.a. urenschrijven, inrichting portaal) en adviseur uitzendaanbesteding

Projectnaam
Verdere uitvoering (WTTA)

Domein
Mens & Organisatie

Projecttype
Beleidsontwikkeling (organisatie breed)

Status
Uitvoering en verbeterfase

Opdrachtgever en governance
Projecteigenaar: Teammanager Advies & Expertise M&O
Projectleider: Projectleider WTTA / Adviseur Uitzenden
Besluitvormend overleg: MT M&O Juridische Zaken Inkoop/ contractmanagement Digitalisering Finance
PMO-afstemming: PMO M&O/ RCT Digitalisering/ ECIU
Afstemming: Dit project is een vervolg op het project WTTA, aangevuld met doorontwikkeling van het ECIU.

Aanleiding en context
Wet- en regelgeving rondom gelijke beloning (WTTA) stelt eisen aan de wijze waarop organisaties beloning vaststellen en inrichten voor extern van professionals (ECIU, C8, leveranciers).
Vitens heeft behoefte aan:

• Uitvoeren van de wettelijke eisen
• Helderheid over risico’s en compliance
• Ondersteuning/ advisering bij de uitzendaanbesteding (o.a. urenregistratie, kostprijstopbouw)

Doelstelling
Het ontwikkelen en inrichten van een duurzaam ECIU/C8 portaal waarmee Vitens:

• Voldoet aan wet- en regelgeving
• Duidelijke kaders heeft voor verwerking van uren en declaraties van de externe professionals
• Zorgen voor structurele afspraken en controles binnen bijvoorbeeld M&O, Inkoop, Finance, Legal en de betrokken operationele afdelingen
• Integraal kijken naar de processen en de aansluiting vinden met de betrokken afdelingen
• Beoordelen hoe de arbeidsvoorwaarden worden toegepast, verwerkt/ betaald en gecontroleerd

Beoogde resultaten en deliverables

• Het portaal functioneel (WTTA-Proof) is ingericht, getest en opgeleverd en aansluit bij de behoeften van de verschillende gebruikersgroepen
• Gebruikers hun werkzaamheden (via het portaal) foutloos, efficiënt en gebruikersvriendelijk kunnen uitvoeren
• De processen, rollen en verantwoordelijkheden rondom verwerking helder zijn ingericht
• Betrokken stakeholders adequaat worden begeleid en geadviseerd bij vraagstukken rondom uitzenden/ gelijke waardige beloning
• De benodigde kennis, werkwijzen en afspraken zijn overgedragen en geborgd binnen de organisatie

Projectfasering en mijlpalen
De fasen lopen deels parallel. Fase 1 sluit aan op de go-live van de single-tenantomgeving (1 april 2027); fase 3 start direct, gezien de contractering van uitzenders in mei 2027.

Fase 1 – Urenschrijven (01 januari 2027 – 1 april 2027)

• Analyse van het huidige uren- en declaratieproces van externe professionals binnen ECIU/C8 en toetsing aan de eisen uit de WTTA en gelijkwaardige beloning (o.a. vastleggen van gewerkte uren, overwerk, onregelmatigheids- en reisuren conform de Cao Waterbedrijven)
• Inrichten en testen (functionele test en gebruikersacceptatietest met ECIU, externe professionals en leveranciers), inclusief werkinstructies en communicatie richting gebruikers
• Opstellen en of aanvullen richtlijn inzake beleid urenschrijven

Mijlpaal 1
Urenschrijven is WTTA-proof ingericht, getest en door de gebruikersgroepen geaccepteerd, en gaat live met de single-tenantomgeving per 1 april 2027.

Fase 2 – Koppelingen (maart 2027 – juni 2027)

• In kaart brengen van de datastromen en benodigde koppelingen tussen het portaal en omliggende systemen: SAP (Finance: facturatie, kostenplaatsen/projectnummers), HR/IAM (in- en uitstroom, toegang) en de backoffice van leveranciers (loonverwerking op basis van geaccordeerde uren)
• Specificeren en end-to-end testen van de koppelingen samen met Finance, Digitalisering en Circle 8/Nétive, inclusief dienstverleningsafspraken, informatiebeveiliging en AVG (verwerkersafspraken)
• Inrichten van structurele controles en rapportages, zoals de aansluiting uren–factuur–betaling leverancier en Vitens

Mijlpaal 2 De koppelingen zijn operationeel; het proces van urenregistratie tot accordering, facturatie en betaling is sluitend, controleerbaar en vastgelegd in processen, rollen en verantwoordelijkheden (RACI).…

… lees de volledige omschrijving bij LibLab.