Implementatiemanager Contractmanagementsysteem

Opdrachtomschrijving

De implementatie- en adoptiemanager voert de regie op de implementatie en adoptie van het nieuwe centrale contractmanagementsysteem. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen, organiseren, coördineren en begeleiden van de implementatie- en adoptieactiviteiten en werkt daarbij nauw samen met het adviesteam Contractmanagement, andere betrokken stakeholders en sluit aan bij gesprekken met de leverancier.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Projectleiding en regie

· Treedt op als projectleider voor de implementatie en adoptie van het contractmanagementsysteem.

· Stuurt op realisatie van doelstellingen, planning, kwaliteit, capaciteit en beschikbare inzet van de betrokken medewerkers binnen de implementatie.

· Voert regie op leverancier, betrokken afdelingen en gebruikersgroepen.

· Escaleert knelpunten tijdig en zorgt voor besluitvorming door management en stuurgroep.

· Stelt een integraal implementatie- en adoptieplan op waarin processen, rollen, systeeminrichting, communicatie, adoptie en planning in samenhang worden uitgewerkt

· Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van afgesproken resultaten en het realiseren van een succesvolle organisatiebrede uitrol.

Implementatiebegeleiding

· Opstellen en bewaken van de implementatieplanning.

· Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, risico’s en mijlpalen.

· Ondersteunen bij de voorbereiding van de pilot.

· Coördineren van activiteiten tussen projectteam, leverancier en gebruikers.

· Bewaken van voortgang en tijdige besluitvorming.

Pilotfase

· Voorbereiden en begeleiden van de pilot.

· Ondersteunen bij de selectie van pilotdeelnemers.

· Organiseren van kick-offs, evaluaties en gebruikerssessies.

· Vastleggen van bevindingen, risico’s en verbetervoorstellen.

· Adviseren over vervolgstappen na afronding van de pilot.

Adoptie en verandermanagement

· Opstellen van een adoptie- en communicatieaanpak.

· Ondersteunen bij stakeholdermanagement.

· Creëren van draagvlak bij contractmanagers, leidinggevenden en andere gebruikersgroepen.

· Signaleren van weerstand en het formuleren van passende interventies.

· Adviseren over inrichting van nieuwe werkwijzen en processen.

Proces- en organisatie-inrichting

· Adviseert over rollen, verantwoordelijkheden en autorisaties binnen het contractmanagementsysteem, waaronder de taakverdeling tusen contractmanagers, SIEB, funtioneel beheer en andere betrokkenen.

· Ondersteunen bij het vastleggen van werkafspraken.

· Adviseert over de inrichting van beheer- en ondersteuningsprocessen na ingebruikname van het systeem, waaronder meldingenafhandeling, functioneel beheer, ondersteuning van gebruikers en de samenwerking met KC BVS.

Rapportage en besluitvorming

· Voorbereiden van managementrapportages.

· Opstellen van voortgangsrapportages.

· Voorbereiden van besluitvormingsmomenten.

· Helpen bij het uitwerken van scenario’s rondom uitrol en licentiegebruik.

—

Resultaat

Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten gerealiseerd:

· Een succesvol uitgevoerde pilot.

· Inzicht in benodigde processen, rollen en autorisaties.

· Een gedragen implementatie- en uitrolplan.

· Een duidelijke adoptieaanpak voor de organisatie.

· Adviezen voor de verdere organisatiebrede uitrol.

· Een beheersbare en realistische planning voor de vervolgfase.

Competenties

· Verbindend, overtuigend en communicatief sterk.

· Resultaatgericht, met sterke regievoering in complexe stakeholderomgevingen.

· Organisatie- en omgevingssensitief, met politiek-bestuurlijke antenne.

· Zelfstandig, proactief en besluitvaardig.

· In staat structuur aan te brengen in een dynamische omgeving.

· Praktisch ingesteld: adviseert én organiseert.

· Standvastig en koersvast.