M365 Information Manager / Information Governance Specialist

De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van 26 Utrechtse gemeenten dat zich inzet voor de veiligheid in de regio. De afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) bevindt zich in een ontwikkeltraject waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het team Informatievoorziening (IV) bestaat uit drie subteams (informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer) en is bezig grip te krijgen op eigen rollen, werkload en bedrijfsvoeringsprocessen om verder te professionaliseren.

Bij de invoering van Microsoft 365 is de focus geweest op het werkend krijgen van functionaliteit en adoptie. Nu moet de inrichting van de informatiehuishouding worden aangepakt. De vele mogelijkheden binnen M365 voor samenwerken hebben geleid tot wildgroei van ongestructureerde en ongeordende data. Wij zoeken een specialist voor een advies- en implementatieopdracht op het gebied van Microsoft 365-governance en informatiehuishouding. Het doel is duurzame grip op de digitale werkomgeving verkrijgen, gebaseerd op bewezen best practices en standaarden. De opdrachtnemer voert deze zelfstandig uit op basis van eigen expertise, methodiek en professionele inzichten.

De specialist ondersteunt bij het analyseren, adviseren, ontwerpen en inrichten van beleid voor informatiebeheer binnen SharePoint, Teams en OneDrive, met focus op retentie- en archiveringsbeleid, logische mappenstructuur, autorisatie en toegangsbeheer, en metadata. Het doel is wildgroei voorkomen, vindbaarheid en beheerbaarheid verbeteren, voldoen aan wet- en regelgeving, en risico's op informatieverlies en datalekken beperken. Kennisoverdracht aan het interne beheerteam is essentieel zodat VRU zelfstandig kan bouwen op gerealiseerde verbeteringen.

Belangrijkste eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met functioneel beheer en/of informatiebeheer binnen Microsoft 365-omgeving
• Aantoonbare werkervaring met opzetten of herinrichten van informatiehuishouding binnen SharePoint Online, Teams en OneDrive (concreet benoemen in cv)
• Aantoonbare kennis van archiefwetgeving, retentiebeleid, governance en informatiebeheer in digitale werkomgeving (minimaal 1 concreet voorbeeld in cv)
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Purview, waaronder retentielabels, retentiebeleid en classificatie van informatie
• Werkervaring met governance, informatiearchitectuur, metadatering, toegangsbeheer en levenscyclusbeheer binnen Microsoft 365
• Werkervaring met implementatie van informatiebeheermaatregelen inclusief draagvlakvergroting en veranderingsmanagement
• Werkervaring met het opleiden, coachen en begeleiden van beheerteams en eindgebruikers
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer binnen overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie
• Certificeringen zoals MS-102, SC-400 of vergelijkbaar (duidelijk benoemen waarom vergelijkbaar)
• HBO-niveau opleiding
• Competenties: vertaalt technische mogelijkheden naar praktisch beleid, communiceert goed met IT en business, zelfstandig en resultaatgericht, kennis overheidscontext, eigenaarschap, onderscheidt hoofd- en bijzaken, geduld en vasthoudendheid

Team: Team Informatievoorziening (IV) binnen afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I), bestaande uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt samen met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engin...