Documentalist -Veilingbureau NOVA

Functie

Documentalist
Hybride functie met regelmatige aanwezigheid op de projectlocatie in Den Bosch gewenst vanwege de ondersteunende en coördinerende rol binnen het documentbeheer.

Opdrachtomschrijving

• Uitvoeren van het beheer op de archivering in het Document Management Systeem (DMS) door (project)medewerkers: registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en het waarderen van dossiers.
• Beheren van autorisaties: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix, verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS.
• Geven van training en opleiding aan (project)medewerkers en coachen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren.
• Opstellen en bijhouden van werkinstructies, handleidingen en andere middelen voor documentbeheer.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.
• Toezien op het juiste verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen/ routeren van juiste informatie.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen conform het LFB-proces.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever dat voldoet aan kwaliteitseisen (ordeningen, waarderen/selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
• Het archief is WOO-bestendig.

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
• Beheersing van de Nederlandse taal.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het
  vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document
  Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en
  -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden
  aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
• Bij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden
  ingevuld
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen
  bedrijfsnaam en logo toegestaan
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.