Projectleider Moderne Werkplek – implementatie en gebruikersbegeleiding

Opdrachtomschrijving

Opdrachtomschrijving

Voor een gemeentelijke werkorganisatie zijn wij op zoek naar een ervaren Projectleider Moderne Werkplek die verantwoordelijk wordt voor het coördineren van de implementatie en het begeleiden van gebruikers bij de overgang naar een nieuwe digitale werkomgeving.

De organisatie is bezig met de verdere implementatie en uitrol van de Moderne Werkplek. Het doel is om medewerkers binnen verschillende domeinen op een gestructureerde en gebruikersgerichte manier over te laten stappen naar de nieuwe werkomgeving.

Binnen deze opdracht staan een goede voorbereiding, duidelijke communicatie, passende gebruikersondersteuning en het structureel ophalen en opvolgen van gebruikerservaringen centraal.
Als Projectleider Moderne Werkplek vorm je de verbinding tussen de gebruikersorganisatie, de technische projectorganisatie, Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk.
De nadruk ligt op praktische uitvoering, onderlinge afstemming, het bewaken van gemaakte afspraken en het realiseren van verbeteracties.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

1. Implementatie en projectcoördinatie

• Opstellen en uitvoeren van een praktisch implementatie- en begeleidingsplan per domein.
• Afstemmen van communicatie en begeleidingsactiviteiten op de technische migratieplanning.
• Coördineren van de voorbereiding, ingebruikname en nazorg.
• Afstemmen met leidinggevenden, keyusers, projectorganisatie en betrokken ICT-teams.
• Bewaken van planning, voortgang, afhankelijkheden en risico's.

2. Gebruikerscommunicatie en begeleiding

• Organiseren en coördineren van gebruikerscommunicatie, instructies, keyuserbegeleiding en ondersteuning rondom de overgang.
• Waar passend zelf verzorgen van uitleg en demonstraties.
• Afstemmen van aanvullende trainingen en floorwalking met de verantwoordelijke teams.
• Signaleren van ondersteuningsbehoeften binnen de verschillende domeinen.
• Zorgen voor duidelijke communicatie vóór, tijdens en na de migratie.

3. Gebruikerservaring en verbeteringen

• Actief ophalen van ervaringen, signalen en knelpunten bij medewerkers en keyusers.
• Bespreken van de impact en prioriteit van signalen met gebruikers en de betrokken beheerteams.
• Registreren en prioriteren van verbeterpunten.
• Beleggen van acties bij de verantwoordelijke teams binnen Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk.
• Bewaken van de voortgang en zorgen voor terugkoppeling aan de gebruikersorganisatie.
• Signaleren van structurele verbeterkansen in de inrichting en ondersteuning van de Moderne Werkplek.

4. Afstemming en overdracht naar beheer

• Onderhouden van de verbinding tussen de projectorganisatie en de reguliere beheerorganisatie.
• Afstemmen over functionele en technische aandachtspunten die voortkomen uit de implementatie.
• Bewaken van de overdracht van openstaande acties, gebruikersinformatie en relevante documentatie.
• Bijdragen aan een structurele werkwijze voor het verzamelen en opvolgen van gebruikersfeedback.

Verwachte resultaten
De projectleider is verantwoordelijk voor het opleveren van de volgende resultaten:
Implementatie- en begeleidingsplan

• Een praktisch plan per domein met doelgroepen, communicatie, keyusers, ondersteuningsbehoeften en aansluiting op de technische migratieplanning.

Uitgevoerde begeleidingsactiviteiten

• Aantoonbaar georganiseerde communicatie, instructies en ondersteuning rondom de ingebruikname van de Moderne Werkplek.

Feedback- en verbeterregister

• Een actueel overzicht van gebruikerssignalen, knelpunten en verbeteracties, inclusief prioriteit, verantwoordelijke teams, eigenaren en status.

Voortgangsrapportages

• Periodiek inzicht in de implementatievoortgang, gebruikerservaringen, risico's en opvolging van verbeterpunten.

Evaluatie gebruikerservaring

• Waar passend een meting van de gebruikerstevredenheid op basis van een vooraf afgesproken meetwijze en uitgangssituatie.

Overdracht naar beheer

• Een overdraagbare werkwijze voor het structureel verzamelen, beoordelen en opvolgen van gebruikersfeedback binnen de reguliere beheerorganisatie.

Afbakening en verantwoordelijkheden De Projectleider Moderne Werkplek is verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatiebegeleiding, gebruikerscommunicatie en opvolging van gebruikerssignalen.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.