Contractmanager Migratie & Opvang

Gemeente Hengelo zoekt een contractmanager voor het team Migratie & Opvang. De gemeentelijke opvanglocatie in Hengelo biedt opvang aan zowel Oekraïense ontheemden als asielzoekers. De locatie is uniek vanwege de gecombineerde opvangvorm, het eigen gemeentelijk beheer en de werkwijze om bewoners vanaf dag één te laten integreren via een intensief programma. Op dit moment wordt de locatie verbouwd en uitgebreid, waardoor het aantal bewoners fors toeneemt van 475 nu tot 855 medio 2027.

De samenwerking met leveranciers is cruciaal voor de opvanglocatie: het raakt direct aan de leefomstandigheden van bewoners, heeft impact op de dienstverlening van de gemeente en het vertrouwen van omwonenden. De contracten beslaan diverse werkgebieden, zoals facilitair, vastgoed en zorg. Regelmatig is samenwerking met andere contractmanagers aan de orde, bijvoorbeeld op domeinen als IT en leerlingenvervoer. De contracten zijn dynamisch en staan onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.

Als contractmanager ben je verantwoordelijk voor een stabiel en betrouwbaar contractmanagement voor het team Migratie & Opvang en de gemeentelijke opvanglocatie. Je zorgt ervoor dat iedere betrokkene zijn of haar rol kent en dat er grip is op de diverse contracten.

Werkzaamheden

• Je actualiseert het overzicht van lopende contracten en afspraken (ook mondelinge en impliciete), specifiek voor het team Migratie & Opvang en de gemeentelijke opvanglocatie (hierna: M&O).
• Je legt deze contracten vast in ISPnext, zodat actuele en betrouwbare stuurinformatie beschikbaar komt.
• Je adviseert de contracteigenaar over de behoeften en randvoorwaarden die binnen deze contracten spelen en nodig zijn, bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, veiligheid en logistiek.
• Je voert het contractmanagement uit op lopende, nieuwe en toekomstige contracten.
• Bij aanvang van de opdracht richt je je op het aangaan, verlengen dan wel beëindigen van de contracten voor onder andere inventaris (meest urgent), catering, koffie en schoonmaak.
• Je inventariseert en analyseert alle contracten en afspraken.
• Je legt contractinformatie vast en structureert deze in ISPnext.
• Je stemt strategische keuzes, prioriteiten en verbeteringen af met de contracteigenaar.
• Je initieert en begeleidt verbeter- en wijzigingstrajecten, ook in crisissituaties of bij veranderende regelgeving.
• Je onderhoudt relaties met leveranciers en interne stakeholders.
• Je vertaalt contractdoelen naar concrete afspraken en kaders op de werkvloer.
• Je signaleert en manageert proactief risico's: financieel, juridisch, politiek en operationeel.
• Je neemt de lead of levert input bij nieuwe aanbestedingen en verlengingen van contracten.
• Je stelt werkafspraken en een overdrachtsdocument op.

Interne samenwerking

Je werkt ten minste samen met de volgende rollen:

• Met de contracteigenaar: je geeft vorm aan het sparren op strategisch niveau en neemt de regie om de door de contracteigenaar uitgezette koers te vertalen naar de uitvoering.
• Met realisatie- en verificatiemanagers (RVM-ers): je coördineert de samenwerking op de werkvloer. De RVM-er toetst de uitvoering, signaleert eventuele issues, levert feitelijke input en ondersteunt verbeteringen. Jij zorgt voor sturing en het totaaloverzicht.
• Met uitvoerende teams en andere interne stakeholders: je bent de verbindende schakel.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.

… lees de volledige omschrijving bij Interex Professionals.