Externe projectadviseur procesvastlegging

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.

Afdeling
Stap in de wereld van Informatiemanagement, ICT Service en Onderzoek (IISO), waar innovatie en samenwerking samenkomen! Ons dynamische team omvat twee krachtige teams: informatiemanagement (inclusief informatiebeveiliging, business intelligence en onderzoek) en ICT Service (beheer). Met meer dan 65 toegewijde medewerkers – inclusief externe experts – zetten we ons in voor het leveren van hoogwaardige diensten. Onder leiding van onze CIO en twee gepassioneerde teamleiders streven we naar succes en vooruitgang. Achter de schermen staat ons ondersteunende team klaar, met een mix van talenten waaronder een Adviseur Kwaliteit en Proces, CISO, deliverymanager en een financieel medewerker. Kortom, bij IISO krijg je niet alleen een baan, maar word je onderdeel van een bruisende gemeenschap die vooroploopt in de wereld van informatietechnologie en -beveiliging!

Opdracht
Aanleiding
De gemeente Leidschendam‑Voorburg voert een organisatiebreed implementatietraject uit voor proces‑, kwaliteits‑, risico‑ en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Een belangrijk onderdeel hiervan is het beschrijven en vastleggen van kroonjuwelen (kritieke processen) als fundament voor verdere ontwikkeling.
Ter ondersteuning van dit traject wordt een externe projectadviseur ingehuurd die zich specifiek richt op:

Het vastleggen van processen tijdens werksessies;
Het uitwerken en documenteren van deze processen;
Het invoeren en structureren van procesinformatie in ICT‑systemen (zoals een procesmanagementtool of gedeelde omgeving).
Doel van de opdracht
Het opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen, die:

Samen met medewerkers tot stand zijn gekomen;
Aansluiten op de vastgestelde kaders en formats;
Centraal en duurzaam zijn vastgelegd in de gekozen ICT‑omgeving.
Scope en werkzaamheden
1. Vastleggen van processen

Deelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren;
Tijdens de sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS‑IS);
Signaleren van knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden (zonder besluitvorming);
Zorgen voor een correcte, herkenbare weergave van het proces zoals door de deelnemers bedoeld.
2. Uitwerken van procesbeschrijvingen
Vertalen van werkuitkomsten naar:

Processtappen;
Rollen en verantwoordelijkheden;
Input/output;
Relevante koppelingen met andere processen.
Uitwerken volgens afgesproken formats (bijv. 1‑A4 proceskaart, BPM‑diagram of gelijkwaardig).
Afstemmen van conceptbeschrijvingen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.
3. Vastleggen in ICT‑systemen

Invoeren en structureren van procesbeschrijvingen in de gekozen ICT‑omgeving (bijv. procesmanagementtool of gedeelde omgeving).
Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid.
Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur.
Signaleren van knelpunten in tooling of werkwijze aan de projectleider.
Verwachte deliverables (resultaatgericht)
De projectadviseur levert minimaal op:

Vastgelegde procesuitkomsten van werksessies.
Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens vastgesteld format.
Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT‑omgeving.
Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept / vastgesteld).
Signalen en verbetervoorstellen m.b.t. procesvastlegging en tooling (ter informatie).
Acceptatie van deliverables vindt plaats door de projectleider.