Informatiebeheerder voor het inrichten van zaaktypen en het bouwen van digitale formulieren

Gemeente Raalte is een groeiende gemeente waar medewerkers werken aan werk dat ertoe doet. De organisatie is positief, werkt samen en pakt zaken daadkrachtig op. Vooruit willen, lef tonen en bijdragen aan de samenleving staan centraal. Medewerkers krijgen ruimte en vertrouwen om het verschil te maken.

Gemeente Raalte voert, in samenwerking met de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe (DOWR), de implementatie van het digitaal dienstverleningsplatform Podium D uit. Voor de componenten D-zaak en D-formulieren is concrete uitvoerende capaciteit nodig voor het inrichten van zaaktypen in I-Navigator (VIND-IM) en het ontwerpen en implementeren van digitale formulieren. De opdracht bouwt voort op reeds uitgevoerd ontwerpwerk binnen DOWR en richt zich op vooraf geselecteerde zaaktypen en formulieren die aansluiten op gemeentelijke werkprocessen en geldende richtlijnen, inclusief de vereisten uit de nieuwe Archiefwet en selectielijsten.

De opdracht heeft een looptijd van 26 weken met gemiddeld 16 uur per week; werkdagen zijn in overleg. De werkzaamheden zijn primair uitvoerend en vinden plaats in nauwe samenwerking met medewerkers van Raalte en DOWR.

Verantwoordelijkheden & Kernactiviteiten

• Uitvoeren van analyse- en ontwerpwerk ten behoeve van zaaktypen en digitale formulieren.
• Afstemmen van keuzes met proceseigenaren, gebruikers, functioneel beheer en DOWR-collega’s.
• Faciliteren van de acceptatie- en implementatiefase.
• Analyseren van processen en informatiebehoeften met proceseigenaren, gebruikers en Informatiebeheer.
• Ontwerpen en uitwerken van zaaktypen op basis van VIND-IM, inclusief resultaten, metadata en bewaartermijnen conform geldende kaders.
• Vastleggen van lokale keuzes en beheerafspraken op DOWR-niveau.
• Voorbereiden en begeleiden van overdracht voor inrichting in de zaaktypecatalogus en het zaaksysteem.
• Inventariseren van eisen voor te vervangen digitale formulieren.
• Opstellen van functionele ontwerpen volgens vastgestelde richtlijnen.
• Uitvoeren van acceptatietesten en vastleggen van bevindingen.
• Begeleiden van de implementatie van formulieren richting proceseigenaren en gebruikers.
• Afstemming verzorgen zodat formulieren vindbaar en gebruiksklaar zijn via het publieke kanaal.
• Opleveren van beheerafspraken voor het inrichten van zaaktypen op DOWR-niveau.
• Opleveren van een ingericht en gedocumenteerd overzicht van bestaande, gewijzigde en nieuwe zaaktypen in VIND-IM en het nieuwe zaaksysteem, inclusief archief- en selectiedocumentatie.
• Opleveren van functionele ontwerpen van digitale formulieren, vastgelegde test- en acceptatiebevindingen en overdracht van de opgeleverde formulieren voor productieplaatsing.
• Opleveren van helder gedocumenteerde lokale keuzes en overdrachtsdocumenten voor functioneel beheer en beheerders.
• Aan het einde van de opdracht duidelijke documentatie en overdracht opleveren.

Functie-eisen

• Opleidingsniveau: MBO+.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar in de rol van zaakinrichter of informatiebeheerder met het inrichten van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen.
• Aantoonbare werkervaring met I-Navigator (VIND-IM) en het inrichten van zaaktypen in de afgelopen 5 jaar.

Functie-wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van zaakinrichter of vergelijkbare rol met concrete opdrachten omtrent inrichting van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen, testen en implementeren van digitale formulieren, inclusief het uitvoeren van acceptatietesten, in minimaal 1 opdracht in de afgelopen 5 jaar (25 punten).
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau (15 punten).

… lees de volledige omschrijving bij Berkhof Enterprises.