Secretaresse

Gemeente Hof van Twente
Werken bij onze gemeente betekent werken bij een plattelandsgemeente waar we met trots met elkaar en samen met onze inwoners werken aan de Hof van morgen. Wij stimuleren dan ook graag jouw professionaliteit, creativiteit en servicegerichtheid. Zo draag jij bij aan de maatschappelijke opgave vanuit jouw rol, expertise en verantwoordelijkheden! Als lerende organisatie bieden we onze werknemers de mogelijkheid om zichzelf (verder) te ontwikkelen.

Als Hof van Twente zijn we trots om bij te mogen dragen aan de maatschappij, ieder op zijn of haar eigen manier. We werken met enthousiasme, korte lijnen, betrokkenheid, integraal en vooral met plezier. Hof van Twente is een gemeente voor iedereen!

Opdracht

Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.

De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk. De secretaresses staan onder leiding en toezicht.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Beheren van agenda’s en mailboxen van twee tot drie teamleiders;

Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken;

Bewaken van het opleidingsplan;

Opstellen en uitwerken van correspondentie;

Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen;

Opstellen van agenda’s en verzamelen en ordenen van vergaderstukken;

Notuleren en uitwerken van verslagen;

Uitzetten en bewaken van actiepunten;

Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten;

Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO;

Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen.

Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen. De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke teamleider. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar;